Tư vấn soạn thảo văn bản quản lý trong Doanh nghiệp

Tư vấn soạn thảo văn bản quản lý trong Doanh nghiệp

Toàn bộ văn bản quản lý nội bộ doanh nghiệp có thể chia thành các nhóm sau:

Nhóm 1: Các văn bản mang tính cơ chế quản lý nội bộ bao gồm:

+ Điều lệ doanh nghiệp;

+ Quy chế tổ chức hoạt động của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, ban điều hành, ban kiểm soát;

+ Quy chế tài chính doanh nghiệp;

+ Quy chế bảo mật thông tin kinh doanh;

+ Quy chế hoạt động của các doanh nghiệp thành viên trong tập đoàn hoặc quy chế hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;

+ Các văn bản mang tính hướng dẫn/quy định về quy trình thực hiện các nghiệp vụ của các bộ phận, phòng, ban trong doanh nghiệp.

> xem thêm thủ tục giải thể công ty tnhh mtv

Nhóm 2: Các văn bản mang tính sự vụ, giải quyết các vụ việc phát sinh, ví dụ quyết định xử lý kỷ luật, quyết định sa thải, quyết định khen thưởng….

Pháp chế doanh nghiệp/Các luật sư được các doanh nghiệp mời soạn thảo, rà soát các văn bản phải cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và cần lưu ý các điểm như sau:

+ Soạn thảo điều lệ

Điều lệ doanh nghiệp được xem là một văn bản nội bộ quan trọng nhất trong doanh nghiệp và là văn bản đầu tiên của doanh nghiệp, các thành viên sáng lập ký vào đó để cùng nhau thực hiện việc quản trị điều hành doanh nghiệp. Mức độ quan trọng của điều lệ doanh nghiệp thể hiện ở chỗ, các văn bản nội bộ trong công ty phải phù hợp và tuân thủ theo điều lệ về mặt nội dung. Điều lệ doanh nghiệp được coi như bản “Tuyên ngôn độc lập” của doanh nghiệp, thể hiện những thỏa thuận của các chủ sở hữu doanh nghiệp về toàn bộ các vấn đề tổ chức điều hành, chia lợi nhuận cổ tức, tăng giảm vốn điều lệ…của doanh nghiệp. Khi soạn thảo điều lệ, có thể sử dụng điều lệ mẫu, sau đó có thể căn cứ vào đặc điểm của mỗi loại hình doanh nghiệp để điều chỉnh cho phù hợp. Điều lệ doanh nghiệp phải có các quy định cơ bản được quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2014 như:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
• Nghành, nghề kinh doanh;
• Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;…..

Kinh nghiệm cho thấy, điều lệ được soạn thảo càng chi tiết càng đảm bảo cho doanh nghiệp và ban quản trị điều hành công ty được hoạt động tốt hơn. Một trong các mục tiêu của điều lệ là giải quyết tất cả các vấn đề về nguyên tắc quản trị và điều hành trong công ty cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận quản trị điều hành doanh nghiệp trong công ty. Vì vậy, một điều lệ tốt là điều lệ mà người ta có thể căn cứ vào đó để tìm giải pháp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình điều hành doanh nghiệp.

> xem thêm Thủ tục giải thể doanh nghiệp

+ Soạn thảo quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, Ban điều hành, Ban kiểm soát

Khi soạn thảo quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, quy chế tổ chức và hoạt động của ban điều hành, quy chế phối hợp hoạt động giữa các đơn vị thành viên…người soạn thảo cần đưa vào tối thiểu những nội dung sau:

• Điều kiện và cách thức bầu/Bổ nhiệm các chức danh quản trị điều hành;
• Thời hạn nhiệm kỳ, nguyên tắc bãi nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, khen thưởng;
• Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nguyên tắc làm việc;
• Mối quan hệ với các thành viên khác hoặc bộ phận khác trong công ty;
• Cách thức triệu tập cuộc họp và phương thức họp;
• Cơ cấu tổ chức bộ máy giúp việc…

Cũng như điều lệ, các quy chế này được quy định càng cụ thể bao nhiêu càng đảm bảo cho hoạt động của bộ máy được tốt hơn.

+ Soạn thảo văn bản hướng dẫn quy trình làm việc của các phòng, ban chuyên môn

Đây là các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, thông thường để có thể soạn thảo được các văn bản này cần có chuyên môn sâu về lĩnh vực này. Thông thường kinh nghiệm cho thấy, phần lớn người soạn thảo (có thể là luật sư/Pháp chế doanh nghiệp) không phải là người trực tiếp soạn thảo ra các văn bản này vì đây là các loại văn bản mang tính chất nghiệp vụ chuyên sâu. Bởi vậy, luật sư/Pháp chế doanh nghiệp sẽ là người đưa ra cơ cấu nội dung, yêu cầu đạt, các nguyên tắc và nội dung cơ bản. Các quy trình nghiệp vụ cụ thể do các phòng ban nghiệp vụ chắp bút và soạn thảo theo yêu cầu về mặt nội dung và cơ cấu của luật sư/ pháp chế đưa ra. Nhiệm vụ của luật sư/pháp chế là sau khi các bản dự thảo được chuyển đến, luật sư/pháp chết phải so sánh các văn bản chuyên nghành xem có trái với quy định của pháp luật hay không, yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung các chỗ còn “hở” trong quy chế và hoàn thiện quy chế; sau đó trình lên cơ quan quản trị điều hành lấy ý kiến, tổ chức hoàn thiện văn bản, sửa chữa, bổ sung theo yêu cầu của ban quản trị điều hành và phát hành sau khi đã được Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc ký duyệt.

+ Soạn thảo các văn bản mang tính sự vụ, giải quyết các vụ việc phát sinh, ví dụ quyết định xử lý kỷ luật, quyết định sa thải, quyết định khen thưởng

Yêu cầu của việc soạn thảo các văn bản mang tính sự vụ là nhanh, kịp thời nhưng đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Luật sư trước hết phải tìm hiểu nắm vững nguyên nhân, quá trình thực hiện hoặc quá trình xẩy ra vụ việc để tư vấn cho ban điều hành ra các quyết định làm sao bảo đảm tính pháp lý và hạn chế nhiều nhất thiệt hại cho doanh nghiệp. Các văn bản khác mang tính chất giải quyết mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động như nội quy lao động, thảo ước lao động tập thể, quy chế đào tạo….

Trên đây là nội dung tư vấn việc Tư vấn soạn thảo văn bản quản lý trong Doanh nghiệp. Bài viết này có sử dụng giáo trình kỹ năng tư vấn pháp luật cho doanh nghiệp phần chuyên sâu của Nhà xuất bản tư pháp. Quý bạn đọc, Quý khách hàng tham khảo nếu còn băn khoăn, vướng mắc vui lòng kết nối đến tổng đài tư vấn pháp luật chuyên sâu của Phamlaw để được hỗ trợ thêm./. Để được hỗ trợ dịch vụ, vui lòng kết nối đến số máy 097 393 8866; 091 611 0508. Chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ.

—————————–

Phòng tư vấn chuyên sâu – Công ty luật Phamlaw

> xem thêm Thủ tục giải thể công ty