Sử dụng văn phòng ảo có vi phạm pháp luật hay không?

Sử dụng văn phòng ảo có vi phạm pháp luật hay không?

Công ty Luật TNHH Phamlaw có nhận được câu hỏi từ email Thangpham…@gmail.com với nội dung câu hỏi như sau:

Vào tháng 09/2022, tôi có dự định thành lập công ty TNHH một thành viên. Tuy nhiên, tôi chưa có nhiều vốn để thuê riêng một văn phòng. Tôi có tìm hiểu được một số dịch vụ cho thuê văn phòng ảo với giá rẻ. Tôi muốn hỏi là việc thuê văn phòng ảo để hoạt động kinh doanh có vi phạm pháp luật không? Rất mong Luật sư có thể tư vấn giúp tôi.

Cảm ơn Luật sư!

Chào bạn, cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Luật PhamLaw. Với câu hỏi của bạn, Phamlaw xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

CĂN CỨ PHÁP LÝ

Luật doanh nghiệp 2020

Nghị định 122/2021/NĐ-CP

NỘI DUNG TƯ VẤN

1. Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo còn được gọi là văn phòng cho thuê với dịch vụ được cung cấp bao gồm: địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, kế toán báo cáo thuế. Địa chỉ văn phòng ảo thường được nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng chung trong kinh doanh, giao dịch.

Hình thức văn phòng ảo này phù hợp với việc đáp ứng nhu cầu của các nhà Startup hay các doanh nghiệp mới thành lập còn khó khăn trong vấn đề ngân sách. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp không cần phải bỏ ra một số tiền lớn ra để thuê văn phòng dài hạn, trang bị cơ sở vật chất. Khi thuê văn phòng ảo, các doanh nghiệp sẽ được bên cho thuê cung cấp đầy đủ các dịch vụ như một văn phòng thật: địa chỉ đăng ký Giấy phép kinh doanh; lễ tân; khu vực đón tiếp khách hàng; phòng họp; đặt bảng tên doanh nghiệp tại tòa nhà đăng ký, …. đầy đủ tiện nghi cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

2. Ưu nhược điểm của văn phòng ảo

2.1 Ưu điểm của văn phòng ảo

Thứ nhất, Tiết kiệm tối đa chi phí. Đây chính là ưu điểm lớn nhất của văn phòng ảo. Chủ doanh nghiệp thay vì bỏ một số tiền lớn để thuê văn phòng truyền thống thì giờ đã có văn phòng ảo với mức chi phí rẻ hơn rất nhiều, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ hiện nay đang cực kì ưa chuộng loại mô hình này.

Thứ hai, Văn phòng ảo thường có vị trí thuận lợi, dễ dàng xây dựng hình ảnh cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp trước khi thuê văn phòng, ngoài việc cân nhắc về chi phí thì địa chỉ của văn phòng cũng được quan tâm. Bởi vậy các công ty, doanh nghiệp thường chọn đặt văn phòng ảo tại các trung tâm của các thành phố lớn. Với vị trí là trung tâm thành phố, địa điểm kinh doanh của công ty sẽ mang lại sự tin cậy và thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng.

Thứ ba, Văn phòng ảo có rất nhiều tiện ích. Khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần phải mua sắm bất cứ thiết bị hay đồ dùng văn phòng phẩm nào cả, hơn nữa chủ doanh nghiệp còn không phải lo việc bảo trì trang thiết bị bởi vì đã có bên cung cấp dịch vụ lo liệu. Điều này sẽ tiết kiệm đáng kể chi phí cho doanh nghiệp.

2.2 Nhược điểm của văn phòng ảo

Thứ nhất, Do đặc tính của mô hình này là các doanh nghiệp sử dụng chung một địa chỉ kinh doanh. Chính vì vậy, các doanh nghiệp khi muốn sử dụng văn phòng để họp hành, hay gặp gỡ đối tác, khách hàng thì cần phải đặt lịch trước. Do đó, để hạn chế việc đặt trùng lịch thì mỗi doanh nghiệp cần đăng ký lịch trước và đăng ký với bên cho thuê văn phòng để họ sắp xếp lịch cụ thể.

Thứ hai, Văn phòng ảo có thể gây ra sự nhầm lẫn cho khách hàng, đối tác khi một địa chỉ được đăng ký cho rất nhiều công ty

Thứ ba, Dù tiết kiệm hơn khi lựa chọn văn phòng ảo, tuy vậy các chi phí phát sinh vẫn có thể khiến bạn không hài lòng. Một số chi phí phát sinh khi sử dụng văn phòng ảo do các đơn vị cung cấp đưa ra gồm: điện, nước, wifi, chi phí in ấn, gửi xe,… Ngoài ra, một số đơn vị sẽ tính phí với mỗi bưu phẩm chuyển đến cho khách hàng.

3. Sử dụng văn phòng ảo có vi phạm pháp luật hay không?

Căn cứ tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

“Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Theo quy định trên thì trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt tại Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Ngoài ra Luật Doanh nghiệp 2020 cũng không có quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp, bản thân cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được việc doanh nghiệp có thực tế hoạt động tại trụ sở mà mình đã đăng ký hay không. Do vậy, pháp luật không cấm trường hợp một địa chỉ sử dụng là trụ sở chính cho nhiều doanh nghiệp.

Thực tế hiện nay, pháp luật không có nội dung quy định cụ thể trường hợp cấm doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” để làm trụ sở hoạt động, và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này. Như vậy, văn phòng ảo vẫn được chấp nhận khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, và pháp luật cũng không cấm trường hợp này.

4. Xử lý vi phạm về thành lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng “văn phòng ảo” để làm địa chỉ trụ sở chính, có treo biển hiệu công ty đúng quy định pháp luật nhưng không thực hiện hoạt động kinh doanh tại đây mà lại thực hiện hoạt động kinh doanh ở một địa điểm khác không có thông báo với cơ quan chức năng thì sẽ vi phạm quy định pháp luật.

Theo quy định tại Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

Thứ nhất, Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp) hoặc chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh) thực hiện hoạt động kinh doanh.

Trường hợp có vi phạm pháp luật về thuế thì xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế;

Thứ hai, Chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh;

Thứ ba, Chuyển trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký nhưng không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện chuyển đến.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh đối với các hành vi nêu trên.

Theo như các quy định trên, thì việc doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính ở văn phòng ảo nhưng không tiến hành kinh doanh ở đây mà lại hoạt động kinh doanh ở địa điểm khác mà không có thông báo với cơ quan chức năng thì sẽ bị xử phạt hành chính từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng và buộc thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định pháp luật.

Trên đây là nội dung tư vấn của Phamlaw đối với câu hỏi của bạn. Để biết thêm các thông tin chi tiết về vấn đề này, Quý bạn đọc có thể kết nối tổng đài 19006284 để được tư vấn chuyên sâu. Ngoài ra, Luật Phamlaw còn cung cấp nhiều dịch vụ liên quan đến thành lập, giải thể, tổ chức lại doanh nghiệp,…Để được hỗ trợ các dịch vụ có liên quan đến các thủ tục hành chính, Quý khách hàng kết nối số hotline 091 611 0508 hoặc 097 393 8866, Phamlaw luôn sẵn sàng hỗ trợ.