Thủ tục đăng ký con dấu mới

Thủ tục đăng ký con dấu mới

Sau khi thành lập doanh nghiệp, chủ sở hữu có trách nhiệm cần phải tiếp tục thực hiện các thủ tục pháp lý hậu thành lập như thuế, lệ phí và đặc biệt là đăng ký mẫu dấu cho doanh nghiệp.Vậy việc thực hiện đăng ký con dấu mới cần những thủ tục gì, có phức tạp không? Dưới đây, Phamlaw sẽ hướng dẫn cụ thể các thủ tục cần thiết theo quy định pháp luật mới nhất để quý khách hàng có thể tham khảo

CĂN CỨ PHÁP LÝ

Luật doanh nghiệp 2020

Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp

Thông tư 01/2021/ TT–BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp

Các văn bản hướng dẫn thi hành Luật doanh nghiệp.

NỘI DUNG TƯ VẤN

1. Con dấu doanh nghiệp là gì ?

Con dấu doanh nghiệp là một phương tiện để doanh nghiệp dùng khi đóng lên giấy tờ, tài liệu, văn bản của công ty. Con dấu của doanh nghiệp chính là vật đại diện cho doanh nghiệp, nhằm phân biệt giữa các công ty này với công ty khác, nhờ đó mà khách hàng có thể phân biệt và lựa chọn được công ty phù hợp và tốt nhất dành cho mình.

Đăng ký mẫu dấu là việc cá nhân/tổ chức sử dụng con dấu tiến hành đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký mẫu dấu, theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Con dấu được coi là hợp pháp chỉ khi nó được đăng ký mẫu con dấu.

2. Vai trò quan trọng của con dấu trong mỗi doanh nghiệp

Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu. Khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của Công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác (Theo quy định tại điều 43 Luật doanh nghiệp 2020).

Theo quy chuẩn của pháp luật hiện hành thì con dấu đóng vai trò là đại diện về mặt pháp lý của Doanh nghiệp. Và Doanh nghiệp nào cũng cần phải có một con dấu tròn mang tên công ty mình. Ngoài ra, các doanh nghiệp thường làm thêm con dấu chức danh của từng người lãnh đạo trong Doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp cho việc đóng dấu hồ sơ, văn bản giấy tờ của doanh nghiệp được linh động và thuận lợi hơn, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt được hiệu quả cao.

Luật doanh nghiệp 2020 đã ghi nhận con dấu doanh nghiệp có thể tồn tại dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hiện nay, các doanh nghiệp cũng đã sử dụng chữ ký số như là con dấu doanh nghiệp trong nhiều hoạt động như thủ tục thuế trực tuyến, bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch ngân hàng trực tuyến, hóa đơn điện tử hay hải quan điện tử. Tuy nhiên để sử dụng con dấu số được hiệu quả và an toàn, cần phải có nền tảng hạ tầng kỹ thuật tương ứng và đồng bộ giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa doanh nghiệp với Nhà nước.

3. Điều kiện để doanh nghiệp được cấp con dấu

Có hai trường hợp doanh nghiệp đủ điều kiện để được cấp con dấu.

Trường hợp thứ nhất: Doanh nghiệp chỉ được cấp con dấu sau khi đã hoàn thành đầy đủ thủ tục thành lập công ty.

Trường hợp thứ hai: Doanh nghiệp được cấp con dấu sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.

Theo quy định của pháp luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền tự quyết về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Đây là một quy định mới, thực sự khả thi và đầy sức thuyết phục, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể chủ động sáng tạo và đồng thời chịu trách nhiệm với mẫu dấu – linh hồn của doanh nghiệp do chính mình làm chủ, qua đó cũng giảm bớt gánh nặng pháp lí cho cơ quan nhà nước là Bộ công an.

4. Thủ tục đăng ký con dấu mới

4.1 Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty trực tiếp

Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty trực tiếp được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp.

Chủ thể cần chuẩn bị nhũng giấy tờ như sau:

  • Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp
  • Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp
  • Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký mẫu con dấu mới).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp

Trước khi sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành nhận hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả

Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu mới của doanh nghiệp thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp của các lần trước đó không còn hiệu lực.

4.2. Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng điện tử

Bên cạnh việc doanh nghiệp phải đến trực tiếp cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng ký mẫu con dấu thì hiện nay doanh nghiệp có thể thực hiện dễ dàng và nhanh gọn hơn khi thông qua hệ thống đăng ký kinh doanh online. Để giúp các doanh nghiệp có thể thực hiện nhanh chóng các thủ tục đăng tải mẫu dấu công ty qua mạng điện tử, Luật Phamlaw sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện việc hoàn thiện các thủ tục qua mạng điện tử theo các bước sau:

Bước 1: Thành lập tài khoản đăng ký doanh nghiệp

Trước hết, doanh nghiệp cần tạo tài khoản trên cổng thông tin để đăng ký doanh nghiệp quốc gia tại website: dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu

Sau khi đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh tại trang web: dangkykinhdoanh.gov.vn, cá nhân tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu theo các bước:

1: Chọn phương thức nộp hồ sơ: cá nhân chọn một trong các phương thức: Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc Sử dụng chữ ký số công cộng;

2: Chọn loại đăng ký trực tiếp: Chọn hình thức đăng ký: Đăng ký thành lập thay đổi doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc;

3: Tìm kiếm doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc để tiến hành đăng ký thay đổi: Chọn loại đăng ký thay đổi: thông báo mẫu dấu;

4: Chọn loại giấy tờ nộp qua mạng điện tử;

5: Xác nhận thông tin đăng ký.

Bước 3: Kê khai thông tin thông báo mẫu dấu qua mạng

Người đăng ký cần kê khai thông tin đầy đủ trong hồ sơ thông báo mẫu dấu, cụ thể:

  1. Nhập thông tin về mẫu dấu: Loại thông báo, ngày có hiệu lực thực thi, số lượng, ghi chú…
  2. Thông tin về người ký: Cần chỉ định người ký trên hồ sơ doanh nghiệp, khi đó người ký phải sử dụng chữ ký công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh trong hồ sơ doanh nghiệp;
  3. Thông tin chức năng của cá nhân có trách nhiệm ký lên hồ sơ tại phần “Chức danh”;
  4. Thông tin của người liên hệ.

Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Sau khi hoàn thiện đầy đủ thông tin nêu trên, người dùng nhấn nút “Chuẩn bị”.

  1. Nhập mã xác nhận trên màn hình;
  2. Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ ở dưới mã xác nhận (hồ sơ ở dạng không chỉnh sửa được);

Trong trường hợp hồ sơ vẫn còn chưa đầy đủ theo quy định thì sẽ có cảnh báo đỏ hiển thị trên màn hình thì người dùng có thể tiếp tục bổ sung thông tin theo hướng dẫn.

Bước 6: Xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng ký số

Việc chỉ định người ký số/ xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Để tiến hành ký số/xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ cần ký, nhấn nút “ký số/xác thực bằng tài khoản ĐKKD” để tiến hành ký số/xác thực.

Bước 7: Hoàn thiện nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi”  khi được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và hiển thị hai bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ.

Bước 8: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung

Sau khi hồ sơ được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện từ, cá nhân nộp hồ sơ có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào.

Trong trường hợp nhầm lẫn, sai sót, người đăng ký có thể sửa chữa, bổ sung thông tin mà không phải thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Bước 9: Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp đã hoàn thiện quy trình nộp, Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận xử lý hồ sơ và gửi email thông báo nếu hồ sơ hợp lệ.

Trên đây là nội dung tư vấn của Phamlaw về trình tự thực hiện thủ tục đăng ký con dấu mới. Nếu bạn còn vướng mắc hoặc muốn được hỗ trợ tư vấn, vui lòng kết nối đến tổng đài tư vấn của chúng tôi. Hỗ trợ dịch vụ qua các đầu số hotline 097 393 8866 hoặc 091 611 0508.