Thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện

Thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện

Luật Phamlaw có nhận được câu hỏi từ email Minhanh….@gmail.com với nội dung như sau:

Công ty tôi là công ty TNHH 2 thành viên trở lên có 100% vốn đầu tư nước ngoài, có trụ sở chính ở Hà Nội và văn phòng đại diện ở Đà Nẵng. Hiện nay, công ty tôi muốn thay đổi người đại diện của văn phòng đại diện, tuy nhiên tôi vẫn chưa biết rõ thủ tục cần phải làm những gì? Trình tự, thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam có phức tạp hơn quy trình, thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện thông thường không? Rất mong Luật sư có thể tư vấn giúp tôi.

Cảm ơn Luật sư!

Chào bạn, cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Luật PhamLaw. Với câu hỏi của bạn, Phamlaw xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

CĂN CỨ PHÁP LÝ

Luật doanh nghiệp 2020

Nghị định 07/2016/NĐ-CP

NỘI DUNG TƯ VẤN

MỤC LỤC BÀI VIẾT

1. Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?

Người đứng đầu văn phòng đại diện do công ty quyết định và bổ nhiệm theo nhiệm kỳ hoặc cho đến khi có sự thay đổi, Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc, thành viên hoặc cổ đông góp vốn đảm bảo nguyên tắc đáp ứng yêu cầu theo quy định.

Nhiệm vụ của người đứng đầu văn phòng đại diện là quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng đại diện công ty và chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng trước ban lãnh đạo công ty. Các hoạt động tại văn phòng đại diện không được tự ý tổ chức hay tự ý hoạt động mà phải được sự ủy quyền của doanh nghiệp.

2. Thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện

Trình tự thủ tục thay đổi người đại diện văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam không phức tạp so với thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện thông thường. Để hiểu rõ hơn về quy trình, thủ tục này, Phamlaw sẽ hướng dẫn Quý khách hàng thực hiện thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện theo các bước dưới đây:

2.1 Thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện ở Việt Nam

Trình tự, thủ tục thay đổi người đại diện bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Khi thay đổi người đại diện của văn phòng đại diện, công ty chuẩn bị hồ sơ gửi đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở của văn phòng đại diện

Thành phần hồ sơ gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện (theo mẫu tại Phụ lục II-9 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT);
Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp về nội dung thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện của: Chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty (đối với công ty TNHH 1 thành viên); của Hội đồng thành viên công ty (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên); của Hội đồng quản trị (đối với công ty Cổ phần);
Bản sao hợp lệ hộ chiếu hoặc CMND của người đứng đầu văn phòng đại diện mới;
Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
Văn bản ủy quyền (trong trường hợp người đại diện của công ty không trực tiếp nộp hồ sơ).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Công ty thực hiện nộp hồ sơ theo 02 cách:

Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố nơi văn phòng đại diện công ty đặt trụ sở.

Cách 2: Nộp hồ sơ qua mạng điện tử (trực tuyến)

Lưu ý: Hiện tại đối với Phòng đăng ký kinh doanh thành phố Hà Nội, Hồ Chí Minh yêu cầu các công ty nộp hồ sơ qua mạng. Do đó nếu Văn phòng đại diện ở Hà Nội hoặc Hồ Chí Minh thì công ty phải tiến hành nộp hồ sơ qua mạng điện tử.

Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả

Khi nhận được Thông báo của công ty, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận;

Phòng đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký công ty và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Lưu ý: Trường hợp công ty có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

2.2 Thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là một trong những trường hợp phải làm thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện. Để điều chỉnh giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài (thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện) cần thực hiện thủ tục sau:

Bước 1: Khai thuế, quyết toán thuế TNCN cho trưởng văn phòng đại diện cũ

Người đứng đầu cũ của văn phòng đại diện tiến hành thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi với cơ quan Thuế nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 07/2016/NĐ-CP hồ sơ thay đổi trưởng văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài gồm:

– Đơn đề nghị điều chỉnh trưởng văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài (Mẫu MĐ-3 thông tư 11/2016/TT-BCT)

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện; (công chứng dịch sang tiếng Việt)

– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện; (công chứng dịch sang tiếng Việt)

– Giấy tờ chứng minh người đứng đầu cũ của Văn phòng đại diện đã thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi (Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân hoặc xác nhận không nợ thuế của cơ quan thuế;…)

– Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài (bản chính)

Bước 3: Nộp hồ sơ

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.

Bước 4: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 5: Nhận kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.

Khi hồ sơ hợp lệ thì được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và tiến hành hoạt động bình thường.

Lưu ý:

Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Lệ phí cấp điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện: 1.500.000 VNĐ

Phamlaw hy vọng bài viết này đã giải đáp được thắc mắc của bạn. Để biết thêm các thông tin chi tiết về vấn đề này, Quý bạn đọc có thể kết nối tổng đài 19006284 để được tư vấn chuyên sâu. Ngoài ra, Luật Phamlaw còn cung cấp nhiều dịch vụ liên quan đến thành lập, giải thể, tổ chức lại doanh nghiệp,…Để được hỗ trợ các dịch vụ có liên quan đến các thủ tục hành chính, Quý khách hàng kết nối số hotline 091 611 0508 hoặc 097 393 8866, Phamlaw luôn sẵn sàng hỗ trợ.