Xây dựng nội quy công ty cổ phần

Xây dựng nội quy công ty cổ phần

Nội quy công ty được xem một trong những văn bản thỏa thuận rất quan trọng giữa người sử dụng lao động và người lao động được xác lập bằng văn bản và được đăng ký với sở lao động của tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Nội quy công ty là chìa khóa giúp cho công ty luôn giữ được kỷ luật, văn hóa và gắn kết nhân viên. Đây là văn bản mang tính chất quản lý không thể thiếu ở tất cả mọi tổ chức. Tất cả những thông tin cần thiết về nội quy công ty cổ phần sẽ được tổng hợp trong bài viết dưới này của Luật Phamlaw, kính mời quý khách hàng theo dõi.

1. Nội quy công ty cổ phần là gì?

Nội quy công ty cổ phần có thể hiểu chính là một loại nội quy lao động. Nó là văn bản được CTCP – người sử dụng lao động thiết lập và ban hành quy định việc tuân theo thời gian, công nghệ, trật tự trong đơn vị lao động và sự điều hành công việc của người sử dụng lao động, đồng thời quy định các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, các hình thức xử lý tương ứng và quy định về trách nhiệm vật chất. Thông qua nội quy công ty, CTCP xác lập cơ sở để được trật tự lao động, chuẩn mực chung trong một hệ thống, tổ chức.

Nội quy công ty là cơ sở để CTCP thiết lập kỷ luật lao động, làm căn cứ để công ty xử lý kỷ luật đối với người lao động có hành vi vi phạm nội quy. Đồng thời cũng giúp người lao động biết những điều cần tuân thủ, những gì điều cấm hoặc hạn chế thực hiện.

2. Vai trò của nội quy công ty cổ phần

Không phải tự nhiên nội quy công ty lại được thành lập, ban hành và thực thi. Có rất nhiều lý do cho thấy đây là việc làm cần thiết và đánh dấu sự quan trọng đặc biệt.

Về mặt pháp lý, bất kể doanh nghiệp nào trong đó có CTCP thành lập cũng đều phải có nội quy lao động được hiện thực hóa bằng văn bản. Trong Bộ luật lao động năm 2019, khoản 1 Điều 118 nêu rõ: các doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên đều bắt buộc phải có nội quy lao động đầy đủ, rõ ràng, minh bạch.

Các văn bản trong đó có nội quy công ty phải đăng ký tại cơ quan quản lý Nhà nước về lao động, thấp nhất là cấp tỉnh để được thông qua và có hiệu lực pháp luật. Nếu không ban hành văn bản quy định nội quy, doanh nghiệp có thể bị phạt theo Khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể phạt tiền từ 5.000.000đ – 10.000.000đ nếu vi phạm một trong những hành vi sau đây:

– Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

– Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;

– Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;

– Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

Nội quy lao động đảm bảo kỷ luật. Có thể thấy, nội quy lao động chính là cơ sở để các CTCP thực thi các quyền quản lý. Nó yêu cầu các nhân viên các cấp đều phải thực hiện theo đúng quy tắc, cần thiết phải giải trình rõ ràng nếu trong trường hợp không thực hiện đúng. Đồng thời, đảm bảo hạn chế tối đa cho công ty không bị vi phạm các luật pháp đã được quy định.

Định hướng văn hóa nội bộ. Thông qua các nội quy CTCP, trong đó có nhiều loại tài liệu tham khảo cho nhân viên giúp hỗ trợ công việc hàng ngày của họ được tốt nhất. Đây là công cụ giúp quản lý, định hướng lối sống và cách hành xử cho toàn bộ nhân viên của công ty. Từ đó, nâng cao giá trị cốt lõi của công ty.

Gắn kết nhân viên. Nội quy giống như một chất keo giúp gắn kết các nhân viên lại với nhau. Giúp cho tất cả mọi người có thể thống nhất được các vấn đề chung, đánh giá và có định hướng hành động. Các loại nội quy có thể là yếu tố chính giúp mọi người hòa nhập và thống nhất về quan điểm, hạn chế tối đa những vụ xung đột.

3. Nội dung cơ bản trong nội quy công ty cổ phần

Nội dung của nội quy công ty cần nêu rõ hình thức xử phạt và điều khoản trong hợp đồng lao động. Mẫu nội quy công ty thường bao gồm:

– Thái độ, tác phong: Nội quy có thể đề cập đến thái độ làm việc, trang phục, nề nếp…

– Thời gian làm việc: Bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc giờ làm việc, các ngày nghỉ lễ, Tết, nghỉ phép…

– Vệ sinh và an toàn lao động: Những quy định về bảo hộ, phòng cháy chữa cháy… trong quá trình làm việc nhằm đảm bảo sự an toàn của nhân viên

– Bảo vệ tài sản và bảo mật kinh doanh: Cam kết này thường được ban hành với mục đích giảm rủi ro cho doanh nghiệp

– Phòng chống quấy rối tình dục: Quy định những hành vi được xem là quấy rối tình dục và hình thức xử lý.

– Các hành vi vi phạm kỷ luật của người lao động và hình thức xử phạt: Bao gồm hành vi cụ thể và mức độ xử phạt.

– Trách nhiệm quản lý tài sản: Nhân viên phải có ý thức bảo vệ, tiết kiệm và không được phép tự sử dụng tài sản riêng của công ty.

4. Cách thức xây dựng nội quy công ty cổ phần

Khi xây dựng nội quy công ty, cần đảm bảo thực hiện đầy đủ những bước dưới đây:

Bước 1: Xây dựng nội quy công ty 

Trong nội quy công ty, cần phải có một số những nội dung cụ thể để đảm bảo bảo vệ quyền lợi cho người lao động cũng như của chính CTCP:

Thứ nhất, quy định Hợp đồng thử việc: Pháp luật không quy định người lao động phải thông báo trước bao nhiêu ngày nếu có ý định nghỉ việc trong thời gian thử việc. Chính vì vậy, hạng mục này CTCP không cần thiết phải đưa vào trong nội quy. Trong thời gian thử việc, hai bên đều có quyền hủy bỏ thỏa thuận mà không cần báo trước cũng như phải bồi thường.

Thứ hai, các hình thức xử lý, kỷ luật lao động: Theo Điều 124 của Bộ luật lao động năm 2019, các hình thức xử lý kỷ luật bao gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải. Nếu có thêm hạng mục nào khác phát sinh đều là trái với pháp luật. Như vậy, doanh nghiệp không nên thêm thắt hình thức xử lý bởi có thể bị phạt từ 6.000.000đ – 14.000.000đ.

– Hoàn trả chi phí đào tạo của người lao động: Có hiện tượng một số doanh nghiệp yêu cầu người lao động phải có trách nhiệm chi trả chi phí đào tạo khi nghỉ việc trước thời hạn. Tuy nhiên, theo quy định thì hoàn toàn không có điều khoản này, người nghỉ chỉ cần bồi thường khi đơn phương chấm dứt hợp đồng.

– Quy định về làm thêm giờ: Nhân viên làm thêm giờ phải có sự đồng ý của chính bản thân họ. Đặc biệt, phải đảm bảo đủ các điều kiện về số giờ làm thêm tại Khoản 2 điều 107 Bộ Luật Lao động 2019.

Những nội dung bắt buộc phải có trong Nội quy bao gồm: Thời gian làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, An toàn lao động, vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ người sử dụng và các hành vi vi phạm khác.

Bước 2: Thống nhất ý kiến trong CTCP

Sau khi đã xây dựng xong hệ thống nội quy công ty, cần có sự nhất quán giữa các hệ thống, bộ phận với nhau. Bao gồm: Ban lãnh đạo công ty, ban chấp hành công đoàn, nhân viên công ty.

Bước 3: Đăng ký nội quy lao động

Căn cứ theo quy định tại Điều 8 Quyết định 338/2021/QĐ-LĐTBXH, hồ sơ đăng ký gồm

– Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

– Nội quy lao động;

– Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở với nơi tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

– Các văn bản của CTCP có quy định liên quan đến kỷ luật lao động (nếu có)

Trình tự thực hiện đăng ký nội quy lao động cho CTCP:

– Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

– Bước 2: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.

Cách thức thực hiện đăng ký nội quy lao động cho CTCP có thể gồm ba cách:

– Thứ nhất, nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền);

– Thứ hai, nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền);

– Thứ ba, nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền).

Quý khách hàng có thể tham khảo Mẫu nội quy công ty TẠI ĐÂY

Trên đây là bài viết về Xây dựng nội quy công ty cổ phần? Nếu bạn còn vướng mắc hoặc muốn được hỗ trợ tư vấn, vui lòng kết nối đến tổng đài tư vấn của chúng tôi. Hỗ trợ dịch vụ qua các đầu số hotline 097 393 8866 hoặc 091 611 0508.