Tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần

Tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần

Trước sự thay đổi lớn lao của nền kinh tế, các doanh nghiệp cần phải giữ vai trò cầu nối trong kinh doanh thương mại, dịch vụ, không ngừng nâng cao chất lượng hàng hóa, dịch vụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh, làm chủ được thị trường giá cả và từ đó góp sức cạnh tranh với hàng nhập ngoại. Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao đòi hỏi các nhà quản lý phải có những thông tin kịp thời để ra quyết định kinh doanh. Kế toán được coi như một công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế với nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, cung cấp một cách kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý, làm cơ sở để các nhà quản lý có được các quyết định kinh doanh đúng đắn, từ đó giúp doanh nghiệp có hướng đi đúng, tạo hiệu quả kinh doanh và không ngừng phát triển. Vậy tổ chức bộ máy công ty cổ phần như thế nào? Luật Phamlaw kính mời quý khách hàng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi.

1. Công ty cổ phần là gì?

Theo quy định tại Điều 111 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần là là doanh nghiệp:

– Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;

– Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa;

Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;

– Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật doanh nghiệp 2020.

– Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

– Công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần, trái phiếu và các loại chứng khoán khác của công ty.

Công ty cổ phần là loại hình đặc trưng của công ty đối vốn. Công ty chỉ quan tâm đến cổ phần mà không cần quan tâm đến nhân thân người người vốn. Do vậy, công ty thường đông cổ đông, những người không hiểu về kinh doanh cũng có thể tham gia góp vốn vào công ty cổ phần. Là một loại hình có cơ cấu tổ chức phức tạp, vậy nên việc tổ chức bộ máy kế toán trong công ty cũng là vấn đề được đặc biệt quan tâm.

2. Tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần là gì?

Bộ máy kế toán của công ty cổ phần là tập hợp những người làm kế toán tại công ty cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn  bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại công ty từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị. Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán của công ty cổ phần. Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán.

3. Căn cứ xây dựng hình thức bộ máy kế toán

Để xây dựng bộ máy kế toán cần dựa vào những căn cứ sau:

– Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ.

– Lĩnh vực hoạt động của đơn vị.

– Đặc điểm tổ chức và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh.

– Biên chế bộ máy kế toán và trình độ nghề nghiệp của đội ngũ nhân viên hiện có.

– Trình độ trang bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán.

– Quy mô và phạm vi địa bàn hoạt động của đơn vị.

Theo đó, có thể chia thành 3 hình thức tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần như sau:

– Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung;

– Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán;

– Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.

4. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần

4.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong công ty cổ phần được tiến hành tập trung tại phòng kế toán công ty. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân  viên  làm  nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh  của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán công ty để xử lý và  tiến hành công tác kế toán.

Ưu điểm: Mô hình bộ máy này có những ưu điểm sau:

– Dễ kiểm tra và chỉ đạo nghiệp vụ, toàn bộ.

– Thuận lợi cho việc phân công và chuyên môn hóa công việc.

– Thuận lợi cho việc trang bị các phương tiện xử lý thông tin.

Nhược điểm:  Địa bàn hoạt động của công ty không tập trung, phương tiện truyền tin bị hạn chế thì bất lợi cho việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng.

4.2 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Hình thức tồ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán công ty cổ phần mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc công ty. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo quy định của kế toán trưởng.

Phòng kế toán của công ty thực hiện tổng hợp số  liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi đến, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn  doanh  nghiệp, lập báo cáo theo quy định của nhà nước đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận. Hình thức kế toán này được vận dụng thích hợp trong các công ty cổ phần có quy mô lớn – liên hợp sản xuất kinh doanh.

Ưu điểm: Mô hình này giúp kiểm tra, giám sát hoạt động của từng đơn vị nội bộ được kịp thời.

Nhược điểm: Việc tổng hợp, lập báo cáo chung thường bị chậm. Bộ máy kế toán cồng kềnh.

4.3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên. Bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của công ty và các bộ phận kế toán và nhân viên kế toán ở các bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh  tế liên  quan  toàn  công ty và  các  bộ phận khác  không  tổ chức kế toán. Đồng thời, thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các  bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.

Hình  thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù  hợp với những công ty cổ phần có quy mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo sự phân công đó.

Tóm  lại để thực hiện đầy đủ chức năng của mình,  bộ máy kế toán của công ty cổ phần phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên môn hóa, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời cũng phải phù hợp việc tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lý của công ty.

Nội dung hạch toán tại một công ty bao gồm nhiều phần hành cụ thể phải được phân công cho nhiều người thực hiện. Mổi người thực hiện một số phần hành nhất định dưới sự điều khiển chung của kế toán trưởng. Các phần hành  kế toán có mối liên hệ với nhau nên việc phân công cần đảm bảo tính khoa học và có sự tác động qua lại để cùng thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán của công ty.

Bộ máy kế toán trong công ty cổ phần thường tổ chức thành các phần hành sau:

– Phần hành kế toán lao động – tiền lương.

– Phần hành kế toán vật liệu – tài sản cố định.

– Phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

– Phần hành kế toán thanh toán.

– Phần hành kế toán tổng hợp (các phần hành  kế toán còn lại và lập báo cáo kế toán).

Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực hiện các phần hành kế toán được trôi chảy một cách thuận lợi, qua đó sẽ kiểm tra được tiến độ thực hiện và điều chỉnh, phối hợp công việc một cách nhanh chóng để tăng cường được năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán.

5. Công việc chính của kế toán thành viên

Kế toán trưởng là chức danh nghề nghiệp được nhà nước quy định. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ công tác hạch toán trong công ty. Xuất phát từ vai trò  kế toán trong công tác quản lý nên  kế toán trưởng có vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Kế toán trưởng không chỉ là người tham mưu mà còn là người kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp, trước hết là các hoạt động tài chính. Thực hiện tốt vai trò kế toán trưởng chính là làm  cho  bộ máy kế toán phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện các chức năng vốn có của kế toán.

Công việc của kế toán trưởng: là người đứng đầu trong bộ máy kế toán công ty nên kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm về mảng kế toán của đơn vị mình.

– Tố chức bộ máy kể toán trong công ty;

– Lựa chọn chế độ kế toán, thiết lập các tính toán;

– Đào tạo, hướng dẫn các kế toán thành viên;

– Cập nhật, phổ biến kiến thức mới;

– Phân công, kiêm tra, rà soát công việc;

– Báo cáo, tham mưu cho giám đốc về kế toán tài chính;

– Làm việc với các cơ quan chức năng…

Công việc của kế toán tống hợp: là người đứng ngay sau kế toán trưởng

– Hướng dẫn, phân công công việc cho các kế toán thành viên;

– Kiếm tra, rà soát các công việc của kế toán thành viên;

– Tổng hợp số liệu của các bộ phận, lên số sách và lập các báo cáo cuối kỳ, cuối năm;

– Báo cáo công việc cho kế toán trưởng, ban giám đốc…

Công việc của kế toán tiền (thu – chi): theo dõi sự biến động của tiền trong công ty, các khoản thu – chi hàng ngày. Sự biển động của tiền bao gồm tiền mặt và tiến trong ngân hàng. Kế toán thu chi có thể kiêm luôn cả chức năng thủ quỹ hoặc có người làm thủ quỹ riêng hỗ trợ.

Công việc của kế toán công nợ: theo dõi công nợ của công ty, các khoản phải thu – phải trả của công ty với khách hàng cũng như nhà cung cấp.

 – Lên kế hoạch thu hồi nợ, trả nợ;

– Báo cáo ban giám đốc về tình hình công nợ trong công ty.

Công việc của kế toán kho: Theo dõi tình hình biến động của hàng hóa, tài sản trong kho

 – Ghi chép, lập các chứng từ về xuất kho – nhập kho;

 – Kiểm kê kho định kỳ…;

 – Phối hợp với thủ kho và các bộ phận kế toán khác thực hiện các công việc.

 Công việc của kế toán thuế. Làm các nghiệp vụ kế toán liên quan đến thuế trong công ty (đây là mắt xích quan trọng của bộ máy kế toán trong công ty).

– Thu thập, xử lý các hóa đơn, chứng từ kế toán;

– Tính thuế, kê khai, làm báo cáo thuế;

 – Làm các báo cáo về hóa đơn chứng từ;

– Làm việc với cơ quan thuế…;

Công việc của kế toán tiền lương: Công việc liên quan đến các khoản phải thu – phải trả với người lao động trong công ty.

– Chấm công nhân viên, người lao động;

– Tính lương, thanh toán tiền lương cho lao động;

– Tạm ứng lương khi người lao động có nhu cầu;

Công việc của kế toán giá thành: Tính toán giá thành sản phẩm để đưa ra giá kinh doanh hợp lý. Kể toán giá thành thường chỉ có trong các đơn vị sản xuất.

Công việc của kế toán bán hàng:

– Lập hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa;

– Kiểm tra hàng hóa tại công ty;

 -Lên các kế hoạch nhập hàng, bán hàng;

– Báo cáo tình hình mua bán hàng…

Ngoài ra tùy vào đặc điểm của từng công ty cổ phần mà có thể công ty có thêm bộ phận kế toán thanh toán, kế toán tài sản cố định… Tuy nhiên, thực tế hiện nay rất ít công ty có đầy đủ các bộ phận kế toán kế trên, chỉ các tập đoàn lớn, hoạt động đa dạng trong nhiều lĩnh vực khác nhau mới có đây đủ các bộ phận như vậy. Trong các công ty nhỏ thường chỉ có kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp sẽ làm tất cả các công việc của người kế toán kể trên. Các công ty này cũng sẽ không có kế toán trưởng, công ty sẽ đi thuê kế toán trưởng bên ngoài, kế toán tổng hợp sẽ báo cáo các số liệu cho kế toán trưởng.

Trên đây là nội dung tư vấn của Phamlaw về nội dung Tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần? Nếu bạn còn vướng mắc hoặc muốn được hỗ trợ tư vấn, vui lòng kết nối đến tổng đài tư vấn của chúng tôi. Hỗ trợ dịch vụ qua các đầu số hotline 097 393 8866 hoặc 091 611 0508.