Quy định về con dấu trong doanh nghiệp

Quy định về con dấu trong doanh nghiệp

So với Luật Doanh nghiệp năm 2005, Luật doanh nghiệp năm 2014 có nhiều đổi mới tiến bộ trong quy định về con dấu. Sự đổi mới này xuất phát từ sự bất cập của thực tế khi không có sự phân định rõ ràng giữa giá trị pháp lý của chữ ký và con dấu. Từ đó quá phụ thuộc vào con dấu, trao con dấu một quyền năng quá mức nên mới dẫn đến tình trạng lợi dụng lừa đảo thông qua việc làm giả con dấu. Nhận thức được điều đó Luật nghiệp 2014 đã “không bắt buộc doanh nghiệp phải có con dấu và phải đóng dấu” là cần thiết, hợp lý và phù hợp với thông lệ quốc tế. Luật Phamlaw xin giới thiệu bài viết dưới đây nhằm làm rõ hơn những quy định pháp luật hiện hành về con dấu trong doanh nghiệp:

Quy Dinh Ve Con Dau Trong Doanh Nghiep
Quy định về con dấu trong doanh nghiệp

I. Con dấu là gì?

Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước (khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu). Cũng tại Nghị định này, con dấu bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.

Con dấu trong doanh nghiệp mang những ý nghĩa sau:

Thứ nhất, giúp doanh nghiệp khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản giấy tờ, cũng như tính xác thực của các văn bản.

Thứ hai, con dấu là một công cụ chống việc giả mạo văn bản, phân biệt tài liệu thât hay giả.

Thứ ba, con dấu giúp tạo sự tin cậy cho văn bản của doanh nghiệp.

II. Quy định pháp luật về con dấu trong doanh nghiệp

1. Hình thức, nội dung, số lượng con dấu trong doanh nghiệp

Hiện nay pháp luật quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau. Đây là sự đổi mới tiến bộ và hợp lý của pháp luật nhằm giúp doanh nghiệp giảm thiểu nỗi lo về giá trị pháp lý của cả chữ ký và con dấu.

1.1. Hình thức của con dấu

Về hình thức của con dấu, các yếu tố đáng chú ý là: hình dáng, kích cỡ, màu mực và chất liệu.

Về hình dáng: Do doanh nghiệp tự quyết định về hình thức con dấu nên mẫu con dấu của doanh nghiệp có thể được thể hiện dưới một hình thức cụ thể bất kỳ: hình tròn, hình tam giác, hình ô van, hình sao, hình thoi, hình vuông, hình chữ nhật… Nhưng mỗi doanh nghiệp chỉ có một mẫu thống nhất về hình thức, nội dung, kích thước (khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014).

Về kích cỡ: Doanh nghiệp tự quyết định kích cỡ của con dấu, có thể là: con dấu nhỏ 1 cm, to 10 cm hay khác hơn là làm con dấu như mẫu con dấu của công an cấp trước kia.

Về màu mực: Doanh nghiệp có thể lựa chọn bất kỳ màu sắc nào cho con dấu của mình từ đỏ, cam, vàng, lục, lam, tràm, tím.

Về chất liệu: Doanh nghiệp có thể lựa chọn làm con dấu bằng đồng, cao su, gỗ, nhựa hay chất liệu khác.

1.2. Số lượng con dấu

Doanh nghiệp được quyền quyết định về số lượng con dấu, không bị hạn chế. Từ đây có nhiều cách hiểu xoay quanh quy định này, cụ thể: doanh nghiệp có thể không có con dấu, doanh nghiệp có một con dấu trở lên…

Việc hiểu câu chữ pháp luật là như vậy nhưng trên thực tế không có doanh nghiệp nào không có con dấu vì: Một, không đảm bảo yêu cầu về giấy tờ, thủ tục hành chính, thậm chí là vi phạm pháp luật từ thông tư đến nghị định. Hai, không tạo được uy tín của mình với khách hàng.

Bên cạnh đó, Luật Doanh nghiệp 2014 không quy định về việc khắc con dấu nên có thể hiểu doanh nghiệp có thể tự khắc, tự làm con dấu hoặc thuê cá nhân, pháp nhân khác thực hiện giống như với làm lô gô, biểu tượng doanh nghiệp.

1.3. Nội dung con dấu

Nội dung của con dấu bao gồm hai phần bắt buộc là: tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp, trừ trường hợp không được phép.

Nội dung của con dấu phải đảm bảo yêu cầu không được sử dụng ba nhóm hình ảnh sau:

  • Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
  • Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị– xã hội, tổ chức chính trị xã hội– nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
  • Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

2. Quản lý, sử dụng con dấu trong doanh nghiệp

Việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định tại Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, theo đó có thể thấy việc quản lý và sử dụng con dấu được áp dụng đối với các doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015. Cụ thể:

  • Doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015: tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
  • Doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015: làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
  • Doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015: bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định tại Nghị định này; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Doanh nghiệp phải thực hiện thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

  • Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp.
  • Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu.
  • Hủy mẫu con dấu.

Phamlaw là đơn vị chuyên nghiệp cung cấp các dịch vụ pháp lý như: Thành lập doanh nghiệp; Xin cấp phép Giấy chứng nhận đầu tư; Tư vấn pháp lý thường xuyên cho doanh nghiệp…để được hỗ trợ tư vấn, Quý khách kết nối tổng đài 1900 của chúng tôi. Để được hỗ trợ dịch vụ, Quý khách vui lòng kết nối số hotline 097 393 8866 hoặc 091 611 0508.

Xem thêm: >>> Lưu ý một số thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp

>>>> Con dấu pháp nhân có thời hạn sử dụng 05 năm?

———————-

Bộ phận tư vấn pháp lý doanh nghiệp – Luật Phamlaw