Quy định về con dấu trong doanh nghiệp

Quy định về con dấu trong doanh nghiệp

Từ khi thi hành Luật doanh nghiệp mới nhất về các quy định hướng dẫn và sử dụng con dấu công ty thì doanh nghiệp đã đi vào hoạt động thuận tiện dễ dàng hơn. Doanh nghiệp được sử dụng nhiều con dấu cho nhiều địa điểm hoạt động kinh doanh. Do vậy rút ngắn thời gian giao dịch vơi khách hàng đối tác mà không phải chờ đợi văn bản được gửi qua lại giữa các địa điểm hoạt động của công ty. Vậy pháp luật hiện hành quy định như thế nào về dấu của doanh nghiệp? Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, quý khách hàng có thể tham khảo bài viết dưới đây của Phamlaw.

I. Con dấu là gì?

Con dấu doanh nghiệp là một phương tiện để doanh nghiệp dùng khi đóng lên giấy tờ, tài liệu, văn bản của công ty. Con dấu của doanh nghiệp chính là vật đại diện cho doanh nghiệp, nhằm phân biệt giữa các công ty này với công ty khác. Nhờ đó mà khách hàng có thể phân biệt và lựa chọn được công ty phù hợp và tốt nhất dành cho mình.

Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu. Khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của Công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác (Theo quy định tại điều 43 Luật doanh nghiệp 2020).

Vai trò quan trọng của con dấu trong mỗi doanh nghiệp:

Theo quy chuẩn của pháp luật hiện hành thì con dấu đóng vai trò là đại diện về mặt pháp lý của Doanh nghiệp. Và Doanh nghiệp nào cũng cần phải có một con dấu tròn mang tên công ty mình. Ngoài ra, các doanh nghiệp thường làm thêm con dấu chức danh của từng người lãnh đạo trong Doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp cho việc đóng dấu hồ sơ, văn bản giấy tờ của doanh nghiệp được linh động và thuận lợi hơn, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt được hiệu quả cao.

Thêm vào đó, Luật doanh nghiệp 2020 đã ghi nhận con dấu doanh nghiệp có thể tồn tại dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hiện nay, các doanh nghiệp cũng đã sử dụng chữ ký số như là con dấu doanh nghiệp trong nhiều hoạt động như thủ tục thuế trực tuyến, bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch ngân hàng trực tuyến, hóa đơn điện tử hay hải quan điện tử. Tuy nhiên để sử dụng con dấu số được hiệu quả và an toàn, cần phải có nền tảng hạ tầng kỹ thuật tương ứng và đồng bộ giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa doanh nghiệp với Nhà nước.

II. Quy định pháp luật về con dấu trong doanh nghiệp

1. Hình thức, nội dung, số lượng con dấu trong doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 thì Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

1.1. Hình thức của con dấu

Về hình thức của con dấu, các yếu tố đáng chú ý là: hình dáng, kích cỡ, màu mực và chất liệu.

Về hình dáng: Do doanh nghiệp tự quyết định về hình thức con dấu nên mẫu con dấu của doanh nghiệp có thể được thể hiện dưới một hình thức cụ thể bất kỳ: hình tròn, hình tam giác, hình ô van, hình sao, hình thoi, hình vuông, hình chữ nhật… Nhưng mỗi doanh nghiệp chỉ có một mẫu thống nhất về hình thức, nội dung, kích thước (khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020).

Về kích cỡ: Doanh nghiệp tự quyết định kích cỡ của con dấu, có thể là: con dấu nhỏ 1 cm, to 10 cm hay khác hơn là làm con dấu như mẫu con dấu của công an cấp trước kia.

Về màu mực: Doanh nghiệp có thể lựa chọn bất kỳ màu sắc nào cho con dấu của mình từ đỏ, cam, vàng, lục, lam, tràm, tím.

Về chất liệu: Doanh nghiệp có thể lựa chọn làm con dấu bằng đồng, cao su, gỗ, nhựa hay chất liệu khác.

1.2. Số lượng con dấu

Doanh nghiệp được quyền quyết định về số lượng con dấu, không bị hạn chế. Từ đây có nhiều cách hiểu xoay quanh quy định này, cụ thể: doanh nghiệp có thể không có con dấu, doanh nghiệp có một con dấu trở lên.

Việc hiểu câu chữ pháp luật là như vậy nhưng trên thực tế không có doanh nghiệp nào không có con dấu vì: Một, không đảm bảo yêu cầu về giấy tờ, thủ tục hành chính, thậm chí là vi phạm pháp luật từ thông tư đến nghị định. Hai, không tạo được uy tín của mình với khách hàng.

Bên cạnh đó, Luật Doanh nghiệp 2020 không quy định về việc khắc con dấu nên có thể hiểu doanh nghiệp có thể tự khắc, tự làm con dấu hoặc thuê cá nhân, pháp nhân khác thực hiện giống như với làm lô gô, biểu tượng doanh nghiệp.

1.3. Nội dung con dấu

Nội dung của con dấu bao gồm hai phần bắt buộc là: tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp, trừ trường hợp không được phép.

Nội dung của con dấu phải đảm bảo yêu cầu không được sử dụng ba nhóm hình ảnh sau:

• Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
• Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị– xã hội, tổ chức chính trị xã hội– nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
• Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

2. Quản lý, sử dụng con dấu trong doanh nghiệp

Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Đây là các nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020.

Một số điểm mới của Luật Doanh nghiệp năm 2020 về con dấu doanh nghiệp:

Thứ nhất, Luật doanh nghiệp 2020 công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp. Quy định này đã chính thức công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp. Đây là nội dung hoàn toàn mới so với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014. Việc đưa chữ ký điện tử làm dấu của doanh nghiệp góp phần giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn trong việc sử dụng dấu thay vì chỉ sử dụng con dấu khắc như hiện nay.

Thứ hai, Doanh nghiệp được quyền tự quyết đối với con dấu

Luật Doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu nhưng nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây: Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Đến Luật Doanh nghiệp 2020, quy định bắt buộc về thông tin thể hiện trong nội dung con dấu đã bị bãi bỏ. Theo quy định tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về nội dung của dấu mình sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp luật.

Thứ ba, Không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng. Đây được coi là một quy định mới, tiến bộ, phù hợp trong việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp.

Phamlaw là đơn vị chuyên nghiệp cung cấp các dịch vụ pháp lý như: Thành lập doanh nghiệp; Xin cấp phép Giấy chứng nhận đầu tư; Tư vấn pháp lý thường xuyên cho doanh nghiệp…để được hỗ trợ tư vấn, Quý khách kết nối tổng đài 1900 của chúng tôi. Để được hỗ trợ dịch vụ, Quý khách vui lòng kết nối số hotline 097 393 8866 hoặc 091 611 0508.

Xem thêm: >>> Lưu ý một số thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp

>>>> Con dấu pháp nhân có thời hạn sử dụng 05 năm?

———————-

Bộ phận tư vấn pháp lý doanh nghiệp – Luật Phamlaw