Con dấu pháp nhân có thời hạn sử dụng 05 năm?

Tóm tắt câu hỏi: Con dấu pháp nhân có thời hạn sử dụng 05 năm?

Xin chào Luật sư PhamLaw! Tôi có câu hỏi muốn nhận được Luật sư PhamLaw tư vấn như sau: Công ty tôi thành lập từ tháng 11/2017 và sử dụng con dấu từ thời điểm đó đến nay. Gần đây, chúng tôi nhận được thông báo từ cơ quan khắc dấu là con dấu của chúng tôi chỉ có thời hạn sử dụng 05 năm. Sau 05 chúng tôi sẽ phải khắc lại con dấu. Vậy nhờ Luật sư tư vấn cho tôi, có đúng là con dấu công ty chỉ có thời hạn là 05 năm không? Tôi xin chân thành cảm ơn Luật sư!

Trả lời:

Chào anh! Cảm ơn anh đã gửi câu hỏi đến hòm thư tư vấn của công ty Luật PhamLaw. Đối với câu hỏi của anh, chúng tôi xin được trả lời như sau:

Con dấu pháp nhân có thời hạn sử dụng 05 năm?

Sau khi thành lập doanh nghiệp, chủ sở hữu có trách nhiệm cần phải tiếp tục thực hiện các thủ tục pháp lý hậu thành lập như thuế, lệ phí và đặc biệt là đăng ký mẫu dấu cho doanh nghiệp.Vậy con dấu của pháp nhân có thời hạn sử dụng là bao lâu? Dưới đây, Luật Phamlaw sẽ hướng dẫn cụ thể theo quy định pháp luật mới nhất về thời hạn sử dụng con dấu pháp nhân để quý khách hàng có thể tham khảo

CĂN CỨ PHÁP LÝ

Luật doanh nghiệp 2020

Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp

Thông tư 01/2021/ TT–BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp

Các văn bản hướng dẫn thi hành Luật doanh nghiệp.

NỘI DUNG TƯ VẤN

1. Con dấu doanh nghiệp là gì ?

Con dấu doanh nghiệp là một phương tiện để doanh nghiệp dùng khi đóng lên giấy tờ, tài liệu, văn bản của công ty. Con dấu của doanh nghiệp chính là vật đại diện cho doanh nghiệp, nhằm phân biệt giữa các công ty này với công ty khác. Nhờ đó mà khách hàng có thể phân biệt và lựa chọn được công ty phù hợp và tốt nhất dành cho mình.

Đăng ký mẫu dấu là việc cá nhân/tổ chức sử dụng con dấu tiến hành đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký mẫu dấu, theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Con dấu được coi là hợp pháp chỉ khi nó được đăng ký mẫu con dấu.

2. Vai trò quan trọng của con dấu trong mỗi doanh nghiệp

Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu. Khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của Công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác (Theo quy định tại điều 43 Luật doanh nghiệp 2020).

Theo quy chuẩn của pháp luật hiện hành thì con dấu đóng vai trò là đại diện về mặt pháp lý của Doanh nghiệp. Và Doanh nghiệp nào cũng cần phải có một con dấu tròn mang tên công ty mình. Ngoài ra, các doanh nghiệp thường làm thêm con dấu chức danh của từng người lãnh đạo trong Doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp cho việc đóng dấu hồ sơ, văn bản giấy tờ của doanh nghiệp được linh động và thuận lợi hơn, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt được hiệu quả cao.

Luật doanh nghiệp 2020 đã ghi nhận con dấu doanh nghiệp có thể tồn tại dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hiện nay, các doanh nghiệp cũng đã sử dụng chữ ký số như là con dấu doanh nghiệp trong nhiều hoạt động như thủ tục thuế trực tuyến, bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch ngân hàng trực tuyến, hóa đơn điện tử hay hải quan điện tử. Tuy nhiên để sử dụng con dấu số được hiệu quả và an toàn, cần phải có nền tảng hạ tầng kỹ thuật tương ứng và đồng bộ giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa doanh nghiệp với Nhà nước.

3. Điều kiện để doanh nghiệp được cấp con dấu

Có hai trường hợp doanh nghiệp đủ điều kiện để được cấp con dấu.

Trường hợp thứ nhất: Doanh nghiệp chỉ được cấp con dấu sau khi đã hoàn thành đầy đủ thủ tục thành lập công ty.

Trường hợp thứ hai: Doanh nghiệp được cấp con dấu sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.

Theo quy định của pháp luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền tự quyết về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Đây là một quy định mới, thực sự khả thi và đầy sức thuyết phục, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể chủ động sáng tạo và đồng thời chịu trách nhiệm với mẫu dấu – linh hồn của doanh nghiệp do chính mình làm chủ, qua đó cũng giảm bớt gánh nặng pháp lý cho cơ quan nhà nước là Bộ công an.

4. Thời hạn sử dụng con dấu doanh nghiệp

Trước khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực thì doanh nghiệp áp dụng theo các quy định tại Thông tư 21/2012/TT-BCA có ghi nhận về thời hạn sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức là 05 năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Theo đó, khi hết thời hạn sử dụng trên thì cơ quan, tổ chức phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Tuy nhiên, khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 có giá trị hiệu lực và được thay thế bởi Luật doanh nghiệp 2020 thì quy định về thời hạn sử dụng con dấu doanh nghiệp đã có những thay đổi theo hướng có lợi nhất cho doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp có quyền quyết định về con dấu của mình như sau:

+ Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp, trong đó nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp.

+ Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo Điều lệ của công ty.

+  Doanh nghiệp đó có thể sử dụng con dấu này cho tới khi nào muốn đổi sang con dấu mới thì thôi. Trong trường hợp nếu muốn đổi thay hủy bỏ con dấu đang sử dụng thì bạn chỉ cần gửi thông báo tới cơ quan đăng ký kinh doanh và hoàn thành các thủ tục.

Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền chủ động trong việc khắc dấu, quản lý và sử dụng con dấu, trước khi sử dụng con dấu, theo đó doanh nghiệp chỉ cần thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nhằm mục đích để bên thứ ba biết về việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp, thay vì đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an như trước đây. Điều đó có nghĩa rằng, con dấu doanh nghiệp được sử dụng vô thời hạn;  Chỉ trong một số trường hợp nhất định như: Công ty thay đổi trụ sở sang quận huyện khác, thay đổi tên công ty hay thay đổi loại hình doanh nghiệp,.. thì chỉ cần thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Trên đây là tư vấn của công ty TNHH tư vấn PhamLaw về Con dấu pháp nhân có thời hạn sử dụng 05 năm?. Nếu khách hàng có bất kỳ thắc mắc hay cần thêm thông tin chi tiết, xin hãy liên hệ với bộ phận tư vấn thủ tục hành chính 1900 của công ty TNHH tư vấn PhamLaw. Để được tư vấn các dịch vụ quý khách hàng vui lòng kết nối tới số hotline: 097 393 8866, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ. Hãy đến với Công ty Luật Phạm Law để nhận được dịch vụ tốt nhất cho mọi khách hàng.

Rất mong nhận được sự hợp tác của khách hàng!

Trân trọng!