Quy định chung về kiểm soát nội bộ công ty cổ phần

Quy định chung về kiểm soát nội bộ công ty cổ phần

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt đòi hỏi công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm tra – kiểm soát nói riêng cần phải được hết sức coi trọng. Chính vì vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trở thành một yêu cầu cấp thiết với các doanh nghiệp nói chung và các công ty cổ phần (CTCP) nói riêng – mô hình doanh nghiệp phổ biến nhất trong nền kinh tế hội nhập. Vậy quy định chung về kiểm soát nội bộ công ty cổ phần là gì? Luật Phamlaw kính mời quý khách hàng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi.

1. Khái niệm của kiểm soát nội bộ công ty cổ phần

Hiện nay, có rất nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ, có thể nêu một vài quan điểm như sau:

Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc Tế (IFAC): Kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm tuân thủ luật pháp, đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quăn lý.

Hay theo COSO (Committee Of Sponsonng Organization) là Ủy ban chống gian lận về báo cáo tài chính thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa kỳ. Kiểm soát nội bộ là quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị. Nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu báo cáo tài chính đáng tin cậy, đảm bảo luật lệ và hoạt động hữu hiệu.

Ở Việt Nam, Luật Doanh nghiệp 2020 chưa có quy định cụ thể khái niệm kiểm soát nội bộ công ty cổ phần nhưng có thể hiểu kiểm soát nội bộ là một công cụ hiệu quả được sử dụng để quản trị công ty, là những phương pháp và chính sách được lập ra để ngăn chặn gian lận, hạn chế sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Chức năng kiểm soát bảo đảm cho các hoạt động được thực hiện đúng pháp luật, điều lệ và kế hoạch.

2. Đặc trưng của kiểm soát nội bộ công ty cổ phần

Từ các khái niệm trên, có thể thấy kiểm soát nội bộ có những đặc điểm sau:

 – Kiểm soát nội bộ là một quá trình bởi hệ thống kiểm soát nội bộ được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong công ty cổ phần chứ không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định.

 – Kiểm soát nội bộ không chỉ là những thủ tục, chính sách mà còn được thiết kế và vận hành bởi con người. Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát, thiết lập một cơ chế kiểm soát và vận hành chủng. Cụ thể, Hội đồng quản trị và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập một văn hóa phù hợp nhằm hỗ trợ cho quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả, giám sát tính hiệu quả của hệ thống này một cách liên tục.

 – Không thể yêu cầu tuyệt đối thực hiện được các mục tiêu đối với kiểm soát nội bộ mà chỉ có thể yêu cầu cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện mục tiêu. Nguyên nhân là do luôn có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ sai lầm của con người khi vận hành hệ thống kiểm soát, dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể giúp phát hiện và ngăn chặn sai phạm nhưng không thể đảm bảo chắc chắn sẽ không xảy ra sai phạm.

3. Vai trò của kiểm soát nội bộ công ty cổ phần

Có thể nói kiểm soát nội bộ là yếu tố quan trọng đối với vấn đề quản trị doanh nghiệp.

Thứ nhất, vai trò của kiểm soát nội bộ trong quản lý

Có thể thấy vai trò cơ bản của kiểm soát nội bộ đó là đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý của đơn vị. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát không phải là một giai đoạn mà ở tất cả các giai đoạn, trong toàn bộ quá trình quản lý. Nhờ có chức năng này mà các kế hoạch, mục tiêu đề ra luôn được giám sát một cách chặt chẽ từ khâu xây dựng cho đến thực hiện việc thường xuyên kiểm tra, kiểm soát tiến độ thực hiện sẽ giúp điều hoà mối quan hệ, kịp thời điều chỉnh các định mức và mục tiêu từ đó tiết kiệm tối đa chi phí nguồn lực mà vẫn đạt được kết quả cao. Đồng thời kiểm tra, kiểm soát giúp cho việc thực hiện tốt các mục tiêu đề ra từ đó mà nâng cao hiệu năng quản lý của đơn vi

Thứ hai, vai trò của kiểm soát nội bộ đối với nhà quản lý công ty cổ phần

Kiểm soát nội bộ luôn là khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý doanh nghiệp thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Kiểm soát nội bộ ngăn ngừa và phát hiện các gian lận và sai sót của các thành viên trong đơn vị, từ đó giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp xử lý và điều chinh kịp thời đảm bảo hiệu quả hoạt động của công ty cổ phần.

Ngoài ra, kiểm soát nội bộ được xây dựng và vận hành bởi nhà quản lý, vì vậy kiểm soát nội bộ được xây dựng và vận hành hữu hiệu bằng những chính sách, thủ tục kiểm soát phù hợp và hiệu quả sẽ thể hiện năng lực, thái độ quản lý của nhà quản lý doanh nghiệp.

4. Nguyên tắc kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần

Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản đó là nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng và chế độ ủy quyền, phê chuẩn. Có thể nói, ba nguyên tắc này chỉ đạo chung trong việc thiết lập kiểm soát nội bộ có hiệu quả.

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

 Nguyên tắc này nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Để tránh các rủi ro về đạo đức, trách nhiệm ảnh hưởng tới hoạt động và kết quả kinh doanh của công ty, trong tổ chức nhân sự không thể bỏ trị kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi số tài sản và bảo quản tài sản cho cùng một cá nhân,

Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng

Có thể nói, vệc phân công, phân nhiệm sẽ tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, những sai sót sẽ ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và nhiều người trong bộ phận. Sự phân công này rõ ràng tạo sự chuyên nghiệp hơn trong từng lĩnh vực từ đó tạo hiệu quả hoạt động kinh doanh trong công ty.

Nguyên tắc ty quyền và phê chuẩn

Để tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp thì các nhà quản lý sẽ ủy quyền cho các cấp dưới giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn Ngoài ra, quá trình kiểm soát nội bộ đạt được hiệu quả thì mọi nghiệp vụ đều phải được nghiêm ngặt phê chuẩn, kiểm tra một cách chính xác và đúng đắn

5. Các yếu tố cơ bản của kiểm soát nội bộ

Tùy vào cơ cấu tổ chức quản lý của công ty mà kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau. Nhìn chung, kiểm soát nội bộ bao gồm các yếu tố cơ bản: môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro và yếu tố giám sát, thẩm định,

Thứ nhất, môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là những quan điểm, nhận thức, sự quan tâm của thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc với cơ quan kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát nội bộ trong đơn vị.

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình vận hành và xử lý dữ liệu của kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhân thực về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp.

Về cơ bản, môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau:

– Về đặc thù về quản lý: Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp thì các đặc thù về quản lý công ty khác nhau Đặc thù quản lý để cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì, chỉnh các nhà quản lý này, đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.

– Về cơ cấu tổ chức: Có thể nói, để tạo ra môi trường kiểm soát nội bộ tốt thì cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cũng phải được xây dựng một cách hợp lý, góp phần ngăn ngừa các hành vi gian lận và sai sót trong doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý bảo đảm một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp.

Để thiết lập một cơ cấu tổ chức hiệu quả các nhà quản lý phải bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc, thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo và bỏ trống, thực hiện sự phân chia tách bạch các chức năng.

– Về chính sách nhân sự: Có thể nói, chính sách nhân sự là một trong những yếu tố cơ bản góp phần hiệu quả cho hoạt động kiểm soát nội bộ. Nhân sự luôn luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém nhân lực trong công việc và thiếu trung thực về phầm chất đạo đức thì hoạt động kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả.

Thứ hai quy trình đánh giá rủi ro

Mỗi doanh nghiệp với bất kỳ quy mô, loại hình nào trong quá trình hoạt động cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro. Muốn quản lý có hiệu quả thì kiểm soát nội bộ cần xác định các rủi ro đó để tìm hướng khắc phục cho phù hợp. Đánh giá rủi ro là việc phân tích các rủi ro tác động đến mục tiêu, đánh giá khả năng của những rủi ro xảy ra. Trên cơ sở đó, nhà quản lý xác định các biện pháp để xử lý rủi ro, quyết định hành động để giải quyết các rủi ro. Có trường hợp xảy ra việc cần thiết phải đánh giá những lý do tại sao quá trình đánh giá rủi ro thất bại trong việc xác định các rủi ro, xác định xem có thiếu hụt quan trọng trong kiểm soát nội bộ, đưa ra thảo luận với nhà quản lý để lên phương hướng giải quyết.

Thứ ba, yếu tố giám sát và thẩm định

Giám sát và thẩm định là quá trình đánh giá, theo dõi chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi thi hoạt động của tổ chức vẫn diễn ra theo đúng lộ trình Giám sát và thẩm định là nhân tố cuối cùng cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Trên đây là nội dung tư vấn của Phamlaw đối với nội dung Quy định chung về kiểm soát nội bộ công ty cổ phần? Nếu bạn còn vướng mắc hoặc muốn được hỗ trợ tư vấn, vui lòng kết nối đến tổng đài tư vấn của chúng tôi. Hỗ trợ dịch vụ qua các đầu số hotline 097 393 8866 hoặc 091 611 0508.

Xem thêm: