Ban kiểm soát công ty cổ phần? Quy định theo pháp luật hiện hành

Ban kiểm soát công ty cổ phần

Đại hội đồng cổ đông trong CTCP đóng vai trò như là cơ quan lập pháp của doanh nghiệp, nơi quyết định phương hướng phát triển và những vấn đề trọng đại khác của công ty. Trong khi đó, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc được coi là “cơ quan hành pháp”, điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày, còn Ban kiểm soát trong công ty cổ phần đóng vai trò của “cơ quan tư pháp” – có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát hoạt động của Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Vai trò của Ban kiểm soát là rất quan trọng trong mối quan hệ với các bộ phận khác trong công ty, nhất là trong vai trò “kiềm chế và kiểm soát” với Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Vậy quy định về ban kiểm soát công ty cổ phần như thế nào? Luật Phamlaw kính mời quý khách hàng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi.

MỤC LỤC BÀI VIẾT

1. Khái niệm Ban kiểm soát công ty cổ phần

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự ra đời của Ban kiểm soát, trong đó có hai nguyên nhân chủ yếu là: (i) sự phức tạp trong quá trình quản lý công ty và quan hệ giữa các cổ đông; và (ii) sự tách bạch giữa chủ sở hữu và người điều hành trực tiếp công ty cổ phần

Theo quy định tại Điều 168 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về ban kiểm soát công ty cổ phần như sau:

Thứ nhất, Ban kiểm soát có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên. Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.

Thứ hai, Trưởng Ban kiểm soát do Ban kiểm soát bầu trong số các Kiểm soát viên; việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm theo nguyên tắc đa số. Quyền và nghĩa vụ của Trưởng Ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định. Ban kiểm soát phải có hơn một nửa số Kiểm soát viên thường trú tại Việt Nam. Trưởng Ban kiểm soát phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên thuộc một trong các chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tiêu chuẩn khác cao hơn.

Thứ ba, trường hợp Kiểm soát viên có cùng thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà Kiểm soát viên nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì Kiểm soát viên đã hết nhiệm kỳ vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ cho đến khi Kiểm soát viên nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ.

2. Tiêu chuẩn và điều kiện của Kiểm soát viên

Theo quy định tại Điều 169 Luật Doanh nghiệp 2020, Kiểm soát viên phải có tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:

Thứ nhất, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.

Thứ hai, được đào tạo một trong các chuyên ngành về kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Thứ ba, không phải là người có quan hệ gia đình của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác (Không phải là vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột…)

Thứ tư, không phải là người quản lý công ty; không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;

Ngoài ra, Kiểm soát viên phải thỏa mãn các tiêu chuẩn và điều kiện khác theo quy định khác của pháp luật có liên quan và Điều lệ công ty.

3. Quyền, nghĩa vụ của Ban kiểm soát, Kiểm Soát viên

Ban kiểm soát có các quyền và nghĩa vụ như sau:

Thứ nhất, Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.

Thứ hai, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.

Thứ ba, thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và 06 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Rà soát hợp đồng, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông và đưa ra khuyến nghị về hợp đồng, giao dịch cần có phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.

Thứ tư, rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty.

Thứ năm, xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán và tài liệu khác của công ty, công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này.

Thứ sáu, khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu. Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

Thứ bảy, kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

Thứ tám, khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm quy định tại Điều 165 của Luật này phải thông báo ngay bằng văn bản cho Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

Thứ chín, tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty.

Thứ mười, sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện nhiệm vụ được giao.

Thứ mười một, Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.

Ngoài ra, Ban kiểm soát còn có trách nhiệm thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp năm 2020, Điều lệ công ty và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.

Tuy nhiên thực trạng về quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm vẫn là một “câu chuyện” dài giữa lý thuyết và thực tế.

Ví dụ: Trong thời gian qua, có rất nhiều việc làm sai trái của Hội đồng quản trị hoặc Ban giám đốc ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của cổ đông nhưng không hề có tiếng nói cảnh báo nào từ Ban kiểm soát cho đến khi sự việc bị phát hiện. Với tư cách là chủ sở hữu công ty và là người bầu ra Ban kiểm soát, chắc chắn cổ đông có lý do để bất bình về vai trò và chức năng của Ban kiểm soát.

Bên cạnh đó, mặc dù các quy định pháp luật đã trao cho Ban kiểm soát quyền được triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông khi Hội đồng quản trị không triệu tập họp hoặc có vi phạm nghĩa vụ quản lý, nhưng trên thực tế không có nhiều trường hợp Ban kiểm soát thực thi quyền hạn này.

Về lý thuyết, lập ra Ban kiểm soát để bảo vệ lợi ích cho mình nhưng đôi khi chính cổ đông lại không hiểu đúng vai trò của họ. Đại hội đồng cổ đông chi họp một, hai lần trong một năm và mỗi phiên họp thường diễn ra trong một ngày. Do đó, có trường hợp, do thời gian quá gấp rút, Đại hội đồng cổ đông chỉ kịp bầu ra Ban kiểm soát, và trao quyền cho Chủ tịch Hội đồng quản trị ban hành quy chế hoạt động của Ban kiểm soát được trao quyền này, lẽ dĩ nhiên là Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ giới hạn quyền của Ban kiểm soát tới mức có thể nhằm mở rộng quyền của mình. Thậm chí, tại một số công ty, cổ đông còn chấp thuận cho Hội đồng quản trị bổ nhiệm thành viên Ban kiểm soát, và tất nhiên là Hội đồng quản trị sẽ bổ nhiệm người trong nhà để tăng thêm quyền lực. Ngoài ra, tại một số công ty, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc nhiều khi cũng không rõ vai trò của Ban kiểm soát, coi Ban kiểm soát chỉ là một phòng ban trong công ty, thậm chí ngay cả Ban kiểm soát cũng không rõ vai trò và quyền hạn của mình. Vì thế sự tồn tại của Ban kiểm soát nhiều khi mang nặng tính hình thức.

Ngoài quy định về quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát thì tại Điều 173 Luật doanh nghiệp năm 2020 cũng quy định về trách nhiệm của Kiểm soát viên như sau:

– Tuân thủ đúng pháp luật, Điều lệ công ty, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông và đạo đức nghề nghiệp trong thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao.

– Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty.

– Trung thành với lợi ích của công ty và cổ đông; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.

– Nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

– Trường hợp vi phạm quy định tại các khoản trên mà gây thiệt hại cho công ty hoặc người khác thì Kiểm soát viên phải chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới bồi thường thiệt hại đó. Thu nhập và lợi ích khác mà Kiểm soát viên có được do vi phạm phải hoàn trả cho công ty.

– Trường hợp phát hiện có Kiểm soát viên vi phạm trong thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao thì phải thông báo bằng văn bản đến Ban kiểm soát; yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và khắc phục hậu quả.

4. Miễn nhiệm, bãi nhiệm Kiểm soát viên

Theo quy định tại Điều 174 Luật doanh nghiệp năm 2020, Kiểm soát viên bị miễn nhiệm trong các trường hợp sau đây:

– Không còn đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm Kiểm soát viên theo quy định tại Điều 169 Luật doanh nghiệp năm 2020;

– Có đơn từ chức và được chấp thuận;

-Các trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

Kiểm soát viên bị bãi nhiệm trong các trường hợp sau đây:

– Không hoàn thành nhiệm vụ, công việc được phân công;

– Không thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình trong 06 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng;

– Vi phạm nhiều lần, vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ của Kiểm soát viên theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty;

– Trường hợp khác theo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.

5. Quyền được cung cấp thông tin của Ban kiểm soát

Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định về quyền được cung cấp thông tin của Ban kiểm soát trong các trường hợp sau:

Thứ nhất, tài liệu và thông tin phải được gửi đến Kiểm soát viên cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị, bao gồm:

– Thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến thành viên Hội đồng quản trị và tài liệu kèm theo;

– Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị;

– Báo cáo của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị hoặc tài liệu khác do công ty phát hành.

Thứ hai, Kiểm soát viên có quyền tiếp cận hồ sơ, tài liệu của công ty lưu giữ tại trụ sở chính, chi nhánh và địa điểm khác; có quyền đến địa điểm làm việc của người quản lý và nhân viên của công ty trong giờ làm việc.

Thứ ba, Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người quản lý khác phải cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin, tài liệu về công tác quản lý, điều hành và hoạt động kinh doanh của công ty theo yêu cầu của Kiểm soát viên hoặc Ban kiểm soát.

Trên đây là bài viết về Ban kiểm soát công ty cổ phần? Nếu bạn còn vướng mắc hoặc muốn được hỗ trợ tư vấn, vui lòng kết nối đến tổng đài tư vấn của chúng tôi. Hỗ trợ dịch vụ qua các đầu số hotline 097 393 8866 hoặc 091 611 0508.