Quy định pháp luật về trụ sở chính của doanh nghiệp

Quy định pháp luật về trụ sở chính của doanh nghiệp

Do nhu cầu thực tế phát sinh mà doanh nghiệp muốn thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở chính công ty để đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Trụ sở chính của doanh nghiệp có thể được đặt ở những nơi mà chủ doanh nghiệp mong muốn, tuy nhiên khi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp cần phải tuân theo những quy định về trụ sở doanh nghiệp đã được Luật doanh nghiệp 2020 ghi nhận. Để hiểu rõ hơn về các quy định pháp luật về trụ sở chính của doanh nghiệp, bạn đọc có thể tham khảo bài viết dưới đây của Luật Phamlaw.

CĂN CỨ PHÁP LÝ

Luật Doanh nghiệp 2020

Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp

Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT

NỘI DUNG TƯ VẤN

1. Trụ sở chính của doanh nghiệp là gì?

Theo quy định tại điều 42 Luật doanh nghiệp 2020 thì Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp, có thể sử dụng ổn định lâu dài để phục vụ cho công việc kinh doanh cũng như đảm bảo cho công tác quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Doanh nghiệp có quyền thay đổi trụ sở của công ty. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp.

2. Quy định pháp luật về trụ sở chính công ty

Pháp luật hiện hành có quy định trụ sở chính của doanh nghiệp phải:

• Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa Điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp
• Phải ở trên lãnh thổ Việt Nam;
• Có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
• Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh, phải có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường;
• Thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Điều kiện để đặt trụ sở chính của doanh nghiệp: Có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên đường, phường(xã), quận (huyện), thành phố trực thuộc trung ương. Số nhà không đang tranh chấp chủ quyền;
• Thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh và địa Điểm kinh doanh (Luật Doanh Nghiệp 2020): Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Địa Điểm kinh doanh là nơi hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp được tổ chức thực hiện. Địa Điểm kinh doanh có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính.
• Việc lựa chọn trụ sở chính không những thuận tiện cho hoạt động kinh doanh của công ty mà còn giúp công ty có sự ổn định lâu dài. Vì khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính đồng nghĩa phát sinh thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp thay đổi khác quận, khác tỉnh còn phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại chi Cục thuế mới có thể thực hiện thay đổi trụ sở công ty.

3. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty

Công ty thay đổi trụ sở chính trong phạm vi quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh sẽ làm thay đổi thông tin quản lý đăng ký kinh doanh và thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế. Do vậy, khi công ty muốn thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, công ty chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi công ty đặt trụ sở.

Còn đối với trường hợp công ty thay đổi trụ sở chính khác quận/huyện hoặc khác tỉnh/thành phố thì sẽ thay đổi cơ quan thuế quản lý. Do vậy, doanh nghiệp cần tất toán đầy đủ nghĩa vụ thuế so với cơ quan thuế cũ theo quy định tại Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn thi hành luật doanh nghiệp 2020.

Dưới đây, Phamlaw sẽ hướng dẫn cho Quý khách hàng các bước để thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở chính công ty theo quy định pháp luật mới nhất.

Bước 1: Thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan thuế sở tại

Chỉ áp dụng trong trường hợp công ty thay đổi địa chỉ sang Quận/huyện khác hoặc sang Tỉnh/thành phố khác. Vì việc thay đổi sang Quận/huyện khác hoặc sang Tỉnh/thành phố khác sẽ dẫn đến sự thay đổi cơ quan thuế quản lý và công ty phải chốt xong thủ tục thuế với cơ quan quản lý thuế cũ.

Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ Công ty khác tỉnh/Thành phố

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ để chuyển cơ quan quản lý thuế sang Tỉnh

Thành phần hồ sơ bao gồm:

– Thông báo thay đổi địa chỉ theo mẫu có sẵn (Mẫu 08- MST được ban hành theo Thông tư 105/2020/TT-BTC)

– Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

– Văn bản ủy quyền trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận: Chi cục thuế cũ nơi công ty đã đặt trụ sở chính

Kết quả: Trong quá trình xử lý hồ sơ, nếu công ty còn thiếu tờ khai hoặc tiền thuế sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung các tờ khai hoặc nghĩa vụ thuế còn thiếu theo quy định của pháp luật. Sau khi bổ sung đầy đủ theo yêu cầu, doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả Mẫu 09-MST thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm của chi cục thuế. Khi nhận được giấy này, tức là Công ty đã hoàn tất thủ tục ở thuế quận cũ.

Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ Công ty khác Quận/Huyện

Đối với trường hợp Công ty thay đổi địa chỉ sang quận khác nhưng cùng thành phố thì doanh nghiệp cần nộp hồ sơ để chuyển cơ quan quản lý thuế sang quận/huyện khác.

Thành phần hồ sơ bao gồm:

– Thông báo thay đổi địa chỉ theo mẫu có sẵn (Mẫu 08- MST được ban hành theo Thông tư 105/2020/TT-BTC)

– Bản sao y công chứng còn hạn giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty.

– Văn bản ủy quyền trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận: Chi cục thuế quận cũ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Kết quả: Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở của chi cục thuế.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi trụ sở chính công ty

Sau khi đã thực hiện xong bước chuyển cơ quan thuế, người đại diện theo pháp luật cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ để nộp lên cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ theo điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp thì Hồ sơ thay đổi trụ sở chính công ty gồm có:

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Phụ lục II-1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT)

– Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

 – Trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ thì cần có Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh kèm theo bản sao chứng thực (hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu) một trong các giấy tờ sau:

+ Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chính tới Phòng Đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo các phương thức sau:

– Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở;

– Đăng ký nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính;

– Đăng ký nộp hồ sơ qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn)

Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi trụ sở

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận địa chỉ trụ sở chính của công ty; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do ( Theo khoản 3 điều 30 Luật doanh nghiệp 2020 )

Bước 5: Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ghi nhận trụ sở mới công ty.

Doanh nghiệp có thể đăng ký nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính hoặc nhận kết quả trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 6 : Đăng bố cáo thay đổi

Việc đăng bố cáo thay đổi sẽ được Phòng đăng ký kinh doanh thực hiện bằng cách cập nhật thông tin mới nhất của công ty lên trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký kinh doanh ngay thời điểm có giấy phép kinh doanh mới.

Lưu ý: Theo quy định tại  Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rất rõ ràng rằng doanh nghiệp sau khi được Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ghi nhận địa chỉ mới công ty phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải nộp phí theo quy định của pháp luật trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được công khai. Quá thời hạn nêu trên, các doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại điều 45 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Mức phạt mà các doanh nghiệp có thể phải chịu dao động từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

+ Không thông báo công khai nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

+ Thông báo công khai nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không đúng thời hạn quy định.

Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thông báo nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đối với các hành vi vi phạm nêu trên.

Trên đây là toàn bộ những vấn đề pháp lý bạn cần biết về trụ sở chính của doanh nghiệp. Nếu như doanh nghiệp của bạn cần thực hiện dịch vụ thay đổi trụ sở chính công ty hoặc cần tư vấn các vấn đề liên quan đến việc quản lý doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Luật Phamlaw qua các đầu số hotline 097 393 8866 hoặc 091 611 0508 để được hỗ trợ nhanh nhất.

Quy định pháp luật về trụ sở chính của doanh nghiệp – Luật Phamlaw