Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm đặt trụ sở chính của công ty

Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm đặt trụ sở chính của công ty

Doanh nghiệp thành lập và hoạt động đương nhiên phải có trụ sở chính, là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, cũng như đối tác kinh doanh, theo đó, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Khi thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải ghi thông tin địa chỉ trụ sở chính vào hồ sơ đăng ký. Do đó, lựa chọn trụ sở chính cho doanh nghiệp là một trong những vấn đề các cá nhân, tổ chức cần lưu ý khi thành lập doanh nghiệp. Pháp luật quy định như thế nào về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp? Trong khuôn khổ bài viết này, công ty Luật Phạm Law sẽ đưa đến cho quý Khách những nội dung pháp luật quy định về việc đặt trụ sở chính của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

CĂN CỨ PHÁP LÝ

Luật Doanh nghiệp 2020

Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp

Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT

Nghị định 122/2021/NĐ-CP

NỘI DUNG TƯ VẤN

1. Trụ sở chính của doanh nghiệp là gì?

Theo quy định tại điều 42 Luật doanh nghiệp 2020 thì Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp, có thể sử dụng ổn định lâu dài để phục vụ cho công việc kinh doanh cũng như đảm bảo cho công tác quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Doanh nghiệp có quyền thay đổi trụ sở của công ty. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp.

2. Quy định pháp luật về trụ sở chính công ty

Pháp luật hiện hành có quy định trụ sở chính của doanh nghiệp phải:

• Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa Điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp
• Phải ở trên lãnh thổ Việt Nam;
• Có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
• Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh, phải có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường;
• Thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Điều kiện để đặt trụ sở chính của doanh nghiệp: Có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên đường, phường(xã), quận (huyện), thành phố trực thuộc trung ương. Số nhà không đang tranh chấp chủ quyền;
• Thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh và địa Điểm kinh doanh (Luật Doanh Nghiệp 2020): Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Địa Điểm kinh doanh là nơi hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp được tổ chức thực hiện. Địa Điểm kinh doanh có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính.
• Việc lựa chọn trụ sở chính không những thuận tiện cho hoạt động kinh doanh của công ty mà còn giúp công ty có sự ổn định lâu dài. Vì khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính đồng nghĩa phát sinh thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp thay đổi khác quận, khác tỉnh còn phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại chi Cục thuế mới có thể thực hiện thay đổi trụ sở công ty.

3. Những lưu ý khi chọn địa điểm đặt trụ sở chính của công ty

Việc lựa chọn trụ sở chính không những thuận tiện cho hoạt động kinh doanh của công ty mà còn giúp công ty có sự ổn định lâu dài. Vì khi công ty thay đổi trụ sở chính đồng nghĩa phát sinh thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp thay đổi khác quận, khác tỉnh còn phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại chi Cục thuế mới có thể thay đổi trụ sở công ty. Dưới đây là một số lưu ý khi doanh nghiệp chọn địa điểm đặt trụ sở chính của công ty:

• Lựa chọn các địa điểm ổn định, có thể sử dụng lâu dài.
• Nên lựa chọn các địa điểm có địa chỉ cụ thể, có đầy đủ giấy tờ liên quan, xem xét kỹ các điều khoản trong hợp đồng thuê địa điểm và thực hiện ký kết hợp đồng. Điều này không chỉ tạo sự thuận tiện cho khách hàng khi tìm đến doanh nghiệp mà còn có thể đề phòng rủi ro khi các tình huống tranh chấp xảy ra hoặc khi các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
• Địa điểm quý khách muốn đặt trụ sở, văn phòng thì địa chỉ phải ghi rõ số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố/đường, xã/phường, thị trấn/huyện/quận, thị xã/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương; ghi rõ số tầng, tên tòa nhà trong trường hợp nơi đặt trụ sở là các tòa nhà cao tầng có chức năng thương mại.
• Không đặt địa chỉ tại nhà chung cư, tập thể cũ. Theo quy định của pháp luật hiện hành thì không cho phép đặt địa chỉ trụ sở chính tại chung cư bởi các căn hộ này không có chức năng kinh doanh.
• Khi muốn đặt địa chỉ tại các tòa nhà cao tầng cần phải xem xét các tòa nhà này có mục đích sử dụng thương mại, hỗn hợp để sử dụng vào các mục đích thương mại khác như làm văn phòng, cửa hàng, kinh doanh ngoài sử dụng làm nhà ở hay không.
• Địa chỉ phải đáp ứng được các điều kiện kinh doanh, đặc biệt là đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Ví dụ: đối với trung tâm ngoại ngữ, cần phải có cơ sở vật chất, trang thiết bị phù hợp cũng như tài liệu dạy học và nguồn kinh phí phù hợp; đối với việc phân phối rượu thì doanh nghiệp phải được thành lập theo quy định của pháp luật

3.1. Xác định cụ thể thông tin địa chỉ trụ sở chính

Theo quy định tại điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể về trụ sở chính doanh nghiệp như sau: Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Như vậy, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phải được xác định rõ ràng, cụ thể. Hơn nữa, doanh nghiệp nên lựa chọn trụ sở ổn định, lâu dài để tránh việc phải thay đổi hoặc điều chỉnh thông tin về đăng ký kinh doanh, hóa đơn.

3.2 Không đặt trụ sở doanh nghiệp tại nhà chung cư có mục đích là để ở

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Luật Nhà ở năm 2014 thì Nhà chung cư là nhà có từ 2 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho các hộ gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp để ở và kinh doanh.

Như vậy, nhà chung cư gồm 02 loại là:

– Nhà chung cư có mục đích để ở là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng chỉ sử dụng cho mục đích để ở.

– Nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng để sử dụng vào mục đích ở và các mục đích khác như làm văn phòng, dịch vụ, thương mại.

Trường hợp căn hộ nằm trong nhà chung cư có mục đích để ở thì doanh nghiệp không được phép đặt làm trụ sở doanh nghiệp. Trường hợp căn hộ nằm trong nhà chung cư có mục đích hỗn hợp và căn hộ đó thuộc khu vực được phép kinh doanh thì mới có thể sử dụng để làm trụ sở doanh nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xuất trình các tài liệu chứng minh nhà chung cư mà mình đang sử dụng là “nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp”, hợp đồng thuê nhà hoặc bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu căn hộ  để được Phòng đăng ký kinh doanh xem xét chấp nhận hồ sơ.

3.3 Quy định về treo biển tại trụ sở

Việc treo biển hiệu là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp. Biển hiệu của doanh nghiệp phải được treo ở cổng chính hoặc mặt trước của trụ sở, và phải chứa các thông tin sau:

– Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);

– Tên doanh nghiệp theo đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

– Địa chỉ, số điện thoại.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 52 của Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có hành vi không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính thì sẽ bị xử phạt 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng và buộc phải gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính.

3.4. Địa chỉ đặt trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng một số điều kiện khác

Đối với những doanh nghiệp hoạt động các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, ngoài việc tuân thủ các quy định nêu trên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp còn phải đáp ứng một số điều kiện theo từng ngành nghề cụ thể. Ví dụ:

+ Đối với ngành nghề kinh doanh dịch vụ karaoke: Theo quy định, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ karaoke phải đáp ứng một số điều kiện phù hợp với đặc thù ngành nghề. Ví dụ như phòng hát tại trụ sở kinh doanh chính phải có diện tích sử dụng từ 20m2 trở lên (không kể công trình phụ)…

+ Đối với hoạt động kinh doanh khách sạn: Điều kiện tối thiểu về cơ sở vật chất kỹ thuật, dịch vụ đối với khách sạn bao gồm: Có tối thiểu 10 buồng ngủ, đồ dùng sinh hoạt (giường, đệm, khăn, gối…), có quầy lễ tân, phòng vệ sinh chung, nơi để xe; Có bếp, phòng ăn và dịch vụ phục vụ ăn uống đối với khách sạn nghỉ dưỡng, khách sạn nổi, khách sạn bên đường.

Trên đây là tư vấn của công ty TNHH tư vấn PhamLaw về Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm đặt trụ sở chính của công ty. Nếu khách hàng có bất kỳ thắc mắc hay cần thêm thông tin chi tiết, xin hãy liên hệ với bộ phận tư vấn thủ tục hành chính 1900 của công ty TNHH tư vấn PhamLaw. Để được tư vấn các dịch vụ quý khách hàng vui lòng kết nối tới số hotline: 097 393 8866, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ. Hãy đến với Công ty Luật Phạm Law để nhận được dịch vụ tốt nhất cho mọi khách hàng.

Rất mong nhận được sự hợp tác của khách hàng!

Trân trọng!