Tư vấn pháp luật bằng lời nói; Quy định pháp luật mới nhất

Tư vấn pháp luật bằng lời nói

Với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, ngày càng có nhiều khách hàng nhờ tới sự tư vấn, hỗ trợ của người tư vấn pháp luật để hướng dẫn cho các hoạt động kinh doanh của họ phù hợp với các quy định của pháp luật hay bảo vệ quyền lợi chính đáng của họ nhằm ngăn ngừa hoặc giảm thiểu các rủi ro pháp lý. Có hai hình thức tư vấn pháp luật là tư vấn pháp luật bằng lời nói và tư vấn pháp luật bằng văn bản. Để hiểu rõ hơn về kỹ năng tư vấn pháp luật bằng lời nói, Quý bạn đọc có thể tham khảo bài viết dưới đây của Phamlaw.

NỘI DUNG TƯ VẤN

MỤC LỤC BÀI VIẾT

1. Tư vấn pháp luật bằng lời nói là gì?

Tư vấn pháp luật bằng lời nói được hiểu là người tư vấn trao đổi bằng lời nói với khách hàng, trao đổi mọi thông tin liên quan cần thiết đến vấn đề mà khách hàng cần tư vấn.

Để thực hiện tốt việc tư vấn pháp luật bằng lời nói, đòi hỏi người tư vấn ngoài việc nắm vững kiến thức pháp luật còn phải có những kỹ năng nhất định như kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng giao tiếp, lắng nghe tạo thiện cảm với khách hàng từ cách ăn nói, giải thích cho đến lễ độ làm sao để khách hàng muốn lắng nghe ý kiến tư vấn từ người tư vấn

2. Đặc trưng của tư vấn pháp luật bằng lời nói

Hình thức tư vấn này thường được áp dụng đối với các vụ việc có tính chất đơn giản. Khách hàng thường gặp người tư vấn để trình bày vụ việc của họ và nhờ người tư vấn tìm giải pháp để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình một cách nhanh chóng và có hiệu quả. Vì vậy khi tư vấn trực tiếp bằng lời nói cho khách hàng, quá trình tư vấn cố một số đặc điểm sau:

Thứ nhất, người tư vấn cần lắng nghe khách hàng trình bày và ghi chép đầy đủ nội dung chính, ý chính, trên cơ sở đó đặt thêm câu hỏi để làm rõ.

Thứ hai, người tư vấn yêu cầu khách hàng cung cấp các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vấn đề tư vấn.

Thứ ba, người tư vấn sẽ tra cứu thông tin, tài liệu tham khảo. Dùng các quy định của pháp luật để làm cơ sở cho những kết luận của mình.

Thứ tư, người tư vấn phải định hướng cho khách hàng, thực chất là đưa ra các giải pháp để trả lời các vấn đề mà khách hàng yêu cầu.

3. Quy trình tư vấn pháp luật bằng lời nói

Bước 1: Nghe khách hàng trình bày

Bất luận vấn đề cần tư vấn là gì, người tư vấn vẫn phải chăm chú lắng nghe khách hàng trình bày. Trong quá trình lắng nghe khách hàng trình bày, người tư vấn cần chú ý ghi chép những nội dung chính, sau đó có thể đặt câu hỏi để khách hàng làm rõ thêm.

Bước 2: Tóm tắt lại yêu cầu của khách hàng

Sau khi nghe khách hàng trình bày xong, người tư vấn nên diễn đạt lại câu chuyện của khách hàng theo cách hiểu của mình. Việc này nhằm mục đích đảm bảo rằng người tư vấn đã hiểu đúng câu chuyện của khách hàng và nếu phát hiện có điểm nào nhầm lẫn hoặc chưa rõ, khách hàng kịp đính chính.

Bước 3: Tra cứu tài liệu tham khảo

Việc dùng các quy định của pháp luật để làm cơ sở cho các kết luận của mình là điều bắt buộc. Việc tra cứu tài liệu tham khảo là điều bắt buộc vì:

Thứ nhất, để khẳng định với khách hàng rằng người tư vấn đang tư vấn dựa trên quy định của pháp luật chứ không phải theo cảm tính chủ quan của mình.

Thứ hai, tra cứu tài liệu tham khảo giúp người tư vấn khẳng định những suy nghĩ của mình, bời vì không phải lúc nào người tư vấn cũng có thể nhớ chính xác các quy định của pháp luật về tất cả các vấn đề mà khách hàng yêu cầu.

Bước 4. Định hướng cho khách hàng

Định hướng cho khách hàng thực chất là đưa ra các giải pháp cho khách hàng. Tuy vậy việc trả lời trực tiếp bằng miệng cũng chỉ mang tính định huống trên cơ sở đó còn tạo cơ hội để khách hàng lựa chọn phương thức bảo vệ quyền của mình một cách tốt nhất.

4. Một số kỹ năng trong tư vấn pháp luật bằng lời nói

Thứ nhất, Kỹ năng tiếp khách hàng

Việc chuẩn bị cho một buổi tiếp xúc khách hàng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của buổi tiếp xúc khách hàng. Một buổi làm việc được chuẩn bị tốt không những tạo cho người tư vấn tâm lý tự tin khi làm việc mà còn tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

Thứ hai, Kỹ năng lắng nghe

Có thể nói kỹ năng lắng nghe là một kỹ năng vô cùng quan trọng, không chỉ đối với lĩnh vực tư vấn pháp luật mà trong đời sống cũng vậy. Trong lĩnh vực tư vấn pháp luật thì đây là một kỹ năng rất cần thiết đối với một tư vấn viên. Khi người tư vấn nghe khách hàng trình bày, tư vấn viên không chỉ là nghe rồi bỏ đó mà tư vấn viên cần nghe thật chính xác để có thể hiểu được vấn đề khách hàng đang vướng mắc, hiểu tường tận câu chuyện khách hàng đang trình bày. Khi tập trung lắng nghe, người tư vấn cần biết đâu là vấn đề chính, vấn đề quan trọng và đâu là vấn đề không quan trọng để tìm hướng giải quyết cho khách hàng.

Thứ ba, Kỹ năng đặt câu hỏi

Với câu hỏi mở: để thu thập thông tin về vụ việc, thường là các câu hỏi như: tại sao, khi nào, ở đâu,…

Với câu hỏi đóng: khẳng định lại tính xác thực của thông tin, thường là dạng câu hỏi: có/không; đúng/sai,…

Thứ tư, Kỹ năng giao tiếp

Tư vấn pháp luật bằng lời nói thì giao tiếp là kỹ năng hàng đầu được đặt ra. Không chỉ là giao tiếp bình thường mà là giao tiếp để tư vấn và ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý. Người tư vấn cần tạo thiện cảm với khách hàng thông qua giao tiếp. Giao tiếp của người tư vấn pháp luật với khách hàng có thể giao tiếp qua điện thoại hoặc giao tiếp trực tiếp ở văn phòng tư vấn.

Thứ năm, Kỹ năng ghi chép

Việc gạch mục sẽ rất có ích trong việc tư vấn, người tư vấn sẽ không bị nhầm lẫn những sự kiện với nhau. Khi ghi chép cũng nên sử dụng những từ viết tắt thông dụng để rút ngắn thời gian ghi chép cũng như sẽ ghi chép được nhiều ý hơn.

5. Ưu và nhược điểm phương thức tư vấn pháp luật bằng lời nói

a. Ưu điểm:

– Người tư vấn có thể quan sát trực tiếp cử chỉ, tâm lý khách hàng để hiểu rõ hơn về tâm lý khách hàng, có thể tương tác với khách hàng một cách tích cực để tìm ra giải pháp phù hợp.

– Khi người tư vấn tư vấn trực tiếp bằng miệng: những thắc mắc của khách hàng sẽ được giải đáp cặn kẽ, chi tiết nhất. Được gặp và trao đổi trực tiếp với người tư vấn, khách hàng có thể có được câu trả lời nhanh nhất. Hơn nữa, khách hàng cũng có thể đưa ra các yêu cầu của mình dễ dàng hơn. Trực tiếp đến gặp người tư vấn, khách hàng sẽ trao đổi được nhiều hơn, nhận được sự tư vấn rõ ràng hơn. Đây là hình thức được sử dụng nhiều và mang lại hiệu quả cao nhất.

– Với hình thức tư vấn bằng lời nói qua điện thoại: hình thức này rất tiện lợi cho khách hàng ở xa hay bận rộn không thể đến gặp trực tiếp người tư vấn. Người tư vấn có thể nghe khách hàng trình bày thắc mắc cũng như đưa ra cho khách hàng lời khuyên qua điện thoại. Hình thức này thực hiện nhanh chóng nhưng chỉ giải quyết được các tranh chấp, vấn đề không liên quan đến thủ tục.

b. Nhược điểm:

– Hình thức này không chỉ đòi hỏi người tư vấn phải am hiểu pháp luật mà còn phải có các kỹ năng giao tiếp với khách hàng, như các kỹ năng: tạo niềm tin cho khách hàng, đồng cảm, thuyết phục, tự chủ cảm xúc

– Đối với hình thức tư vấn qua điện thoại: những vấn đề liên quan đến thủ tục, giấy tờ thì hình thức này không đạt được hiệu quả cao.

– Kết quả tư vấn, hướng dẫn của người tư vấn chỉ có tính định hướng cho khách hàng. Do đó, khách hàng có thể làm theo hướng dẫn hoặc không làm theo. Mặt khác, khách hàng cũng không thể sử dụng kết quả tư vấn để phục vụ cho mục đích khác của mình.

– Ngoài ra, khách hàng sẽ mất khá nhiều thời gian để gặp gỡ, tiếp xúc với người tư vấn. Phí tư vấn cũng khá cao, chưa kể chi phí cho việc đi lại,…

Trên đây là tư vấn của Phamlaw về kỹ năng tư vấn pháp luật bằng lời nói. Nếu bạn còn vướng mắc hoặc muốn được hỗ trợ tư vấn, vui lòng kết nối đến tổng đài tư vấn của Phamlaw qua các đầu số hotline 097 393 8866 hoặc 091 611 0508.