Tư vấn pháp luật bằng văn bản

Tư vấn pháp luật bằng văn bản

Với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, ngày càng có nhiều khách hàng nhờ tới sự tư vấn, hỗ trợ của người tư vấn pháp luật để hướng dẫn cho các hoạt động kinh doanh của họ phù hợp với các quy định của pháp luật hay bảo vệ quyền lợi chính đáng của họ nhằm ngăn ngừa hoặc giảm thiểu các rủi ro pháp lý. Bởi vậy vai trò của người tư vấn pháp luật ngày càng trở nên quan trọng. Người tư vấn cần nghiên cứu và tìm kiếm các giải pháp phòng ngừa, hạn chế rủi ro cho khách hàng. Tư vấn pháp luật gồm tư vấn bằng lời nói và tư vấn bằng văn bản, mỗi loại tư vấn có những đặc trưng, yêu cầu riêng. Để hiểu rõ hơn về khái niệm tư vấn pháp luật bằng văn bản, Quý bạn đọc có thể tham khảo bài viết dưới đây của Phamlaw.

NỘI DUNG TƯ VẤN

1. Tư vấn pháp luật bằng văn bản là gì?

Tư vấn pháp luật bằng văn bản được hiểu là người tư vấn trao đổi bằng văn bản với khách hàng, trao đổi mọi thông tin liên quan cần thiết đến vấn đề mà khách hàng cần tư vấn. Văn bản có thể bao gồm bản giấy, văn bản qua email, fax.

2. Đặc trưng của tư vấn pháp luật bằng văn bản

Thứ nhất, Tư vấn pháp luật bằng văn bản là việc sử dụng ngôn từ dưới dạng viết của người tư vấn pháp luật trong hoạt động nghề nghiệp để truyền đạt thông tin tới người được tư vấn nhằm tư vấn pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ.

Thứ hai, Tư vấn pháp luật bằng văn bản không chỉ là hình thức trao đổi thông tin thông thường mà còn là công cụ, phương tiện thực hiện nghề nghiệp.

Thứ ba, Có khả năng tác động trực tiếp hoặc gián tiếp tới việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân có yêu cầu.

3. Hình thức tư vấn

Theo yêu cầu của khách hàng việc tư vấn bằng văn bản có thể được thực hiện theo hai hình thức: Khách hàng viết đơn, thư, chuyển fax và khách hàng trực tiếp đến gặp người tư vấn và đề nghị tư vấn bằng văn bản.

4. Việc tư vấn bằng văn bản thông thường được tiến hành khi:

– Khách hàng ở xa, không trực tiếp đến gặp người tư vấn và không muốn tư vấn qua điện thoại.

– Khách hàng muốn khẳng định độ tin cậy của giải pháp thông qua việc đề ra các câu hỏi để người tư vấn trả lời bằng văn bản.

– Những vụ, việc phức tạp mà nếu người tư vấn tư vấn bằng lời nói thì khách hàng không nắm bắt hết được.

5. Quy trình tư vấn pháp luật bằng văn bản

Quy trình tư vấn pháp luật bằng văn bản thông thường sẽ theo các bước như sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và yêu cầu của khách hàng

Việc tiếp nhận thông tin là một bước đệm quan trọng để người tư vấn có cái nhìn tổng quan về vụ việc cũng như định hướng được rõ ràng yêu cầu của khách hàng để cung cấp dịch vụ pháp lý phù hợp. Nếu quá trình tiếp nhận thông tin và yêu cầu này không được rõ ràng sẽ là nguyên nhân dẫn đến hệ quả của việc cung cấp dịch vụ pháp lý sai với yêu cầu của khách hàng cũng như không đảm bảo chất lượng dịch vụ được cung cấp bởi người tư vấn.

Bước 2 : Thỏa thuận 1 hợp đồng pháp lý

Công việc của người tư vấn nói chung sẽ bao gồm trong việc soạn thảo, thiết lập các điều khoản về chủ thể, đối tượng, nội dung, phạt vi phạm hay bồi thường thiệt hại… Khi soạn thảo hợp đồng, người tư vấn cũng lưu ý việc soạn thảo hợp đồng phải đảm bảo quy định pháp luật về nội dung và hình thức, tránh rơi vào các trường hợp bị vô hiệu theo quy định Bộ luật dân sự.

Bước 3: Nghiên cứu các thông tin, tài liệu được cung cấp và Tìm kiếm các quy định pháp luật

Khi tiếp cận với bất kỳ một vấn đề pháp lý nào, người tư vấn phải tìm kiếm được cơ sở pháp lý cho các vấn đề có liên quan để làm khung hành lang pháp lý cho công việc mà người tư vấn đang thực hiện.

Ví dụ, khi được khách hàng yêu cầu cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến việc tư vấn và soạn thảo hợp đồng thương mại, người tư vấn phải tiếp cận với các văn bản pháp luật có liên quan điều chỉnh về hợp đồng thương mại, để từ đó cung cấp ý kiến tư vấn pháp lý cho khách hàng một cách chính xác và rõ ràng nhất, từ đó soạn thảo hợp đồng trên khung pháp lý đã được nghiên cứu và tìm hiểu kỹ lưỡng.

Bên cạnh tìm kiếm cơ sở pháp lý cho vấn đề liên quan, người tư vấn cũng cần nghiên cứu các tài liệu mà khách hàng cung cấp (các hồ sơ, chứng từ liên quan đến giao dịch khách hàng đang dự định thực hiện…). Việc nghiên cứu các tài liệu này giúp người tư vấn bổ sung thêm thông tin cho việc cung cấp ý kiến tư vấn và soạn thảo hợp đồng theo yêu cầu của khách hàng.

Bước 4: Xây dựng các phương án tư vấn

Sau khi đã tìm hiểu và nghiên cứu các quy định pháp luật, tài liệu được cung cấp, người tư vấn sẽ xây dựng các phương án tư vấn cho khách hàng.

Bước 5: Trả lời kết quả cho người yêu cầu tư vấn

Trên cơ sở ý kiến tư vấn pháp lý, người tư vấn sẽ soạn thảo hợp đồng căn cứ vào quyết định, lựa chọn của khách hàng và trả lời kết quả cho người yêu cầu tư vấn.

6. Những yêu cầu chung khi viết văn bản tư vấn

Những yêu cầu chung khi viết văn bản tư vấn:

– Tính logic: Cần trình bày trong một trật tự lôgic, thường sẽ được sắp xếp theo trật tự thời gian: vấn đề nảy sinh trước thì cần đề cập trước.

– Tính súc tích: Tránh diễn đạt dài dòng, không nhắc lại hai ba lần cùng một sự việc và tránh nói đến những điều không liên quan đến vấn đề mà khách hàng đặt ra. Tuy nhiên, không nên diễn đạt quá ngắn gọn bởi nó có thể làm khách hàng không hiểu được ý của bên tư vấn.

– Tính chính xác: Phải đảm bảo độ chính xác của ngôn từ, tránh sử dụng từ nhiều nghĩa. Mục đích của tiêu chí này là nhằm đảm bảo việc người đọc hiểu đúng ý của người soạn thảo. Một văn bản tư vấn pháp luật không rõ ràng có thể làm khách hàng hiểu nhầm, dẫn tới những thiệt hại mà bên tư vấn phải chịu trách nhiệm bồi thường.

– Ngôn ngữ thích hợp, lịch sự: Ngôn ngữ bên tư vấn sử dụng phải là ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện đạo đức nghề nghiệp. Cần lưu ý đến việc sử dụng thuật ngữ chuyên môn, nếu thuật ngữ này quá chuyên biệt khiến khách hàng không thể hiểu được thì bên tư vấn nên dùng một từ phổ thông có nghĩa tương đương  hoặc định nghĩa hay giải thích thuật ngữ đó. Nhìn chung, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng (là một cá nhân thông thường hoặc là người có kiến thức pháp luật), bên tư vấn cần phải điều chỉnh ngôn ngữ cho phù hợp.

– Kỹ thuật trình bày văn bản: Cần viết mỗi ý chính là một đoạn văn. Việc chia đoạn và xuống dòng theo từng ý sẽ giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung của văn bản. Một nguyên tắc mà người soạn thảo cần phải biết là mỗi trang đánh máy phải được chia tối thiểu làm hai đoạn.

7. Một số ưu nhược điểm khi tư pháp luật bằng văn bản

a. Ưu điểm

– Khác với tư vấn trực tiếp bằng miệng, tư vấn bằng văn bản tạo cơ hội cho người tư vấn thâm nhập hồ sơ kỹ càng và chính xác hơn, vì thế có thể đưa ra những giải pháp hữu hiệu cho khách hàng. Tư vấn bằng văn bản yêu cầu người tư vấn phải làm việc cẩn thận hơn, chu đáo và văn bản tư vấn đưa ra phải có độ chính xác, có cơ sở khoa học và đúng pháp luật.

– Khách hàng có thể nắm bắt rõ ràng hơn, đầy đủ hơn những tư vấn của người tư vấn, trong trường hợp, vụ, việc cần tư vấn quá phức tạp, mà khách hàng không thể nắm bắt hết được khi người tư vấn tư vấn bằng lời nói.

– Khách hàng có thể khẳng định độ tin cậy của giải pháp mà người tư vấn đưa ra. Qua đó, khách hàng có thể sử dụng kết quả tư vấn vào những mục đích khác của mình.

– Ngoài ra, với hình thức này, khách hàng không phải mất thời gian để đến gặp trực tiếp người tư vấn. Chi phí tư vấn thường ít tốn kém hơn so với tư vấn mặt đối mặt bằng lời nói. Hơn nữa, chi phí đi lại, có thể tránh được.

b. Nhược điểm:

– Người tư vấn khó có thể nắm bắt bắt được hết tâm lý khách hàng, khó có cơ hội tương tác để tìm hiểu rõ hơn những yêu cầu của khách hàng. Do đó, người tư vấn khó có thể đưa ra được những giải pháp vừa đúng pháp luật, vừa hợp lý, lại hợp tình.

– Hình thức này, ngoài việc đòi hỏi người tư vấn phải có những kỹ năng chung về tư vấn pháp luật, thì còn đòi hỏi người tư vấn phải có kỹ năng soạn thảo văn bản tư vấn tốt.

– Khách hàng sẽ không có cơ hội để tìm hiểu, yêu cầu giải đáp các vướng mắc mới phát sinh, thời gian nhận được sự tư vấn, hướng dẫn sẽ lâu hơn so với tư vấn trực tiếp bằng lời nói.

– Người tư vấn có thể tư vấn, hướng dẫn một cách rõ ràng, tỷ mỷ đến khách hàng những giấy tờ, tài liệu cần thực hiện. Tuy nhiên, hình thức này thường mất khá nhiều thời gian.

Trên đây là nội dung tư vấn của Phamlaw về khái niệm tư vấn pháp luật bằng văn bản, nếu bạn còn vướng mắc hoặc muốn được hỗ trợ tư vấn, vui lòng kết nối đến tổng đài tư vấn của chúng tôi. Hỗ trợ dịch vụ qua các đầu số hotline 097 393 8866 hoặc 091 611 0508.