Thủ tục trả dấu công an khi giải thể doanh nghiệp

Quy trình và thủ tục trả dấu công an khi giải thể doanh nghiệp

Trong quy trình giải thể doanh nghiệp, sau khi thực hiện xong thủ tục tại Chi cục thuế, doanh nghiệp sẽ tiến hành các thủ tục trả con dấu pháp nhân tại Cơ quan Công an. Vậy các trường hợp phải trả lại con dấu là gì? Thủ tục thực hiện như thế nào? Có bắt buộc phải thực hiện hay không? Cần lưu ý những gì? Để nắm rõ các thủ tục trao trả con dấu pháp nhân khi tiến hành các bước thủ tục giải thể doanh nghiệp, Phamlaw sẽ giải đáp các thắc mắc và chia sẻ một số lưu ý thông qua bài viết dưới đây.

CĂN CỨ PHÁP LÝ

Luật doanh nghiệp 2020

Nghị định 144/2021/NĐ-CP

Nghị định 99/2016/NĐ-CP

Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp

NỘI DUNG TƯ VẤN

1. Con dấu doanh nghiệp là gì ?

Con dấu doanh nghiệp là một phương tiện để doanh nghiệp dùng khi đóng lên giấy tờ, tài liệu, văn bản của công ty. Con dấu của doanh nghiệp chính là vật đại diện cho doanh nghiệp, nhằm phân biệt giữa các công ty này với công ty khác. Nhờ đó mà khách hàng có thể phân biệt và lựa chọn được công ty phù hợp và tốt nhất dành cho mình.

Đăng ký mẫu dấu là việc cá nhân/tổ chức sử dụng con dấu tiến hành đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký mẫu dấu, theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Con dấu được coi là hợp pháp chỉ khi nó được đăng ký mẫu con dấu.

2. Vai trò quan trọng của con dấu trong mỗi doanh nghiệp

Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu. Khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của Công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác (Theo quy định tại điều 43 Luật doanh nghiệp 2020).

Theo quy chuẩn của pháp luật hiện hành thì con dấu đóng vai trò là đại diện về mặt pháp lý của Doanh nghiệp. Và Doanh nghiệp nào cũng cần phải có một con dấu tròn mang tên công ty mình. Ngoài ra, các doanh nghiệp thường làm thêm con dấu chức danh của từng người lãnh đạo trong Doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp cho việc đóng dấu hồ sơ, văn bản giấy tờ của doanh nghiệp được linh động và thuận lợi hơn, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt được hiệu quả cao.

Luật doanh nghiệp 2020 đã ghi nhận con dấu doanh nghiệp có thể tồn tại dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hiện nay, các doanh nghiệp cũng đã sử dụng chữ ký số như là con dấu doanh nghiệp trong nhiều hoạt động như thủ tục thuế trực tuyến, bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch ngân hàng trực tuyến, hóa đơn điện tử hay hải quan điện tử. Tuy nhiên để sử dụng con dấu số được hiệu quả và an toàn, cần phải có nền tảng hạ tầng kỹ thuật tương ứng và đồng bộ giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa doanh nghiệp với Nhà nước.

3. Quy trình và thủ tục trả dấu công an khi giải thể doanh nghiệp

Thứ nhất, những doanh nghiệp nào bắt buộc phải giao nộp con dấu cho Cơ quan Công an?

Liên quan đến việc trả con dấu khi giải thể doanh nghiệp, điểm b Khoản 1 Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 về quản lý và sử dụng con dấu quy định như sau:

“Điều 18. Giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu

1. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định này thuộc các trường hợp sau đây

…

b) Có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền;”

Lưu ý: Không phải trường hợp nào doanh nghiệp cũng phải tiến hành Thủ tục trả con dấu cho cơ quan công an. Mà chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc các trường hợp quy định tại điều 18 của nghị định, doanh nghiệp được thành lập vào thời điểm trước ngày 1/7/2015 và được cơ quan công an cấp con dấu sẽ bắt buộc phải thực hiện thủ tục trả lại con dấu tại chính cơ quan đó khi doanh nghiệp có quyết định giải thể hay có nhu cầu sử dụng mẫu dấu mới.

Những doanh nghiệp thành lập không phải thực hiện thủ tục này bởi Luật Doanh nghiệp 2020 đã giao quyền chủ động và tự chịu trách nhiệm trong việc làm con dấu cho chính doanh nghiệp thay vì phải đăng ký mẫu dấu với Cơ quan Công an như trước đây.

Thứ hai, hồ sơ và thủ tục giao nộp con dấu tại Cơ quan Công an như thế nào?

• Hồ sơ thực hiện việc trả con dấu bao gồm:
• Công văn trả dấu.
• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
• Dấu pháp nhân.
• Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Giấy giới thiệu, giấy ủy quyền (trong trường hợp Đại diện theo pháp luật của Công ty không trục tiếp tiến hành trả con dấu).
• Trình tự, thời hạn xử lý và nhận kết quả:
• Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan công an cấp mẫu dấu. Thông thường, việc trả dấu sẽ được thực hiện tại cơ quan cấp mẫu dấu là Phòng cảnh sát Quản lý hành chính và Trật tự xã hội.
• Cơ quan công an sẽ tiếp nhận hồ sơ và giao phiếu hẹn cho người trả dấu.
• Sau khi nộp hồ sơ trả dấu, trong thời hạn 5 ngày làm việc (không tính thứ 7, Chủ nhật và ngày lễ) cơ quan công an sẽ ra biên bản thu hồi con dấu. Khi tới lấy kết quả, doanh nghiệp mang theo dấu cũ để thực hiện hủy dấu và nhận kết quả là biên bản xác nhận đã hoàn thành thủ tục trả con dấu.

Thứ ba, không trả lại con dấu, có bị xử phạt không?

Căn cứ tại điểm h khoản 3 điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định về mức chế tài đối với hành vi vi phạm quy định về quản lý và sử dụng con đấu trong trường hợp giải thể doanh nghiệp như sau:

Điều 13. Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu

………

3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

h) Không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền có hiệu lực về việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc giao nộp con dấu theo quy định của pháp luật;

Hình thức xử phạt bổ sung: Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm

Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc nộp lại con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với hành vi vi phạm

Như vậy, để tránh bị truy cứu trách nhiệm và bị xử phạt hành chính một cách không đáng có, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục trả con dấu cho Cơ quan Công an khi tiến hành giải thể theo đúng quy định của pháp luật.

Trên đây, Phamlaw đã đưa ra giải đáp và một số lưu ý liên quan đến Thủ tục trả dấu công an khi giải thể doanh nghiệp theo các quy định hiện hành – một trong những thắc mắc phổ biến của các doanh nghiệp có nhu cầu tiến hành giải thể. Nếu khách hàng có bất kỳ thắc mắc hay cần thêm thông tin chi tiết, xin hãy liên hệ với bộ phận tư vấn thủ tục hành chính và luật Doanh nghiệp 19006284 của Công ty Luật Phạm Law Để được tư vấn các dịch vụ quý khách hàng vui lòng kết nối tới số hotline: 097 393 8866 và số 091 611 0508, Luật Phamlaw luôn sẵn sàng hỗ trợ. Hãy đến với Công ty Luật Phạm Law để nhận được dịch vụ tốt nhất cho mọi khách hàng.

—————————

Bộ phận tư vấn thủ tục hành chính – Luật Phamlaw – Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 6284

>> Tham khảo: Chi phí giải thể doanh nghiệp là bao nhiêu?