Quy định về đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử

Quy định về đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử

Việt Nam được đánh giá là một trong những quốc gia có số lượng người dùng internet tăng nhanh nhất thế giới trong những năm qua. Sau hơn 20 năm ra đời và phát triển, Việt Nam đang có khoảng 50 triệu người sử dụng internet, tương đương với khoảng trên 53% dân số cả nước. Sự phát triển mạnh mẽ của tốc độ sử dụng Internet tại Việt Nam như trên đã thúc đẩy nhiều hoạt động thương mại, dịch vụ qua Internet, trong đó có đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Vậy quy định về đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử gồm những nội dung gì? Luật Phamlaw kính mời quý khách hàng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi.

1. Khái niệm đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử hay còn gọi là đăng ký doanh nghiệp trực tuyến được quy định lần đầu tiên tại Điều 27 Nghị định 43/2010/NĐ-CP và được tiếp tục quy định tại Thông tư 01/2013/TT-BKHĐT ngày 21/01/2013 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp như sau: “Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử” là việc người thành lập doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia”. Theo định nghĩa trên, hoạt động đăng ký doanh nghiệp chỉ áp dụng đối với chủ thể là người thành lập doanh nghiệp, không áp dụng đối với các trường hợp thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Hiện nay, theo quy định tại khoản 1, Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được định nghĩa là: “là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.”. Như vậy, chủ thể thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử không chỉ là người thành lập doanh nghiệp mà mở rộng đối với các doanh nghiệp đã đăng ký thành lập, đang trong quá trình hoạt động. Nói cách khác, đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử bao gồm: đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng điện tử và đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Bên cạnh đó, cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được hiểu là: cổng thông tin điện tử để các tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, truy cập thông tin về đăng ký doanh nghiệp; công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp và phục vụ công tác cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của cơ quan đăng ký kinh doanh.

Như vậy, đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp đăng ký thông tin về doanh nghiệp dự kiến thành lập, doanh nghiệp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và các nghĩa vụ đăng ký, thông báo khác theo quy định pháp luật thông qua Cổng thông tin điện tử đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hiện tại của Việt Nam là: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.

2. Đặc điểm của đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là xu thế tất yếu của hoạt động đăng ký doanh nghiệp trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng. Khác với đăng ký doanh nghiệp trực tiếp, ĐKDN qua mạng thông tin điện tử có những đặc điểm nổi bật sau:

Một là, phương thức thực hiện qua mạng điện tử. Đây là đặc điểm nổi bật nhất, giúp các chủ thể phân biệt ĐKDN qua mạng điện tử và ĐKDN trực tiếp. Cụ thể, qua Cổng thông tin quốc gia về ĐKDN, người thành lập doanh nghiệp và các doanh nghiệp có thể chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ ĐKDN mà không cần phải trực tiếp đến nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của cơ quan ĐKKD. Đồng thời, thông qua mạng điện tử, cơ quan ĐKKD sẽ tiếp nhận, xem xét xử lý hồ sơ và thông báo kết quả giải quyết hồ sơ ĐKDN. Hiện nay Cổng thông tin quốc gia về ĐKDN đã hỗ trợ cung cấp dịch vụ công trực tuyến đến cấp 4. Theo đó, các chủ thể có thể hoàn thành thủ tục ĐKDN qua mạng điện tử và nhận kết quả tại nhà mà không bắt buộc liên hệ trực tiếp với cơ quan ĐKKD. Nói cách khác, chủ thể nộp hồ sơ ĐKDN và cán bộ thuộc cơ quan ĐKKD không tiếp xúc trực tiếp với nhau trong bất kỳ giai đoạn nào của thủ tục ĐKDN.

Hai là, hoạt động ĐKDN qua mạng điện tử gắn liền với hệ  thống, thiết bị công nghệ thông tin, cụ thể là mạng internet. Để triển khai hoạt động ĐKDN qua mạng điện tử, cá nhân, doanh nghiệp và cơ quan ĐKKD phải sử dụng các phương tiện điện tử của ngành công nghệ thông tin đã kết nối với nhau để đảm bảo thông tin được lưu chuyển liên tục. Trong khi đó, trường hợp ĐKDN trực tiếp, con người luôn là yếu tố quan trọng để thực hiện và hoàn thành thủ tục ĐKDN.

Hiện nay, cùng với sự phát triển của mạng viễn thông 3G và 4G, ĐKDN qua mạng điện tử còn có thể được tiến hành trên các thiết bị di động, đem đến sự tiện lợi cho người sử dụng. Cá nhân, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục ĐKDN trong mọi lúc và ở mọi nơi mà không buộc phải tới cơ quan ĐKKD có thẩm quyền.

3. Loại thủ tục đăng ký doanh nghiệp được áp dụng phương thức đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử

Quy định pháp luật hiện hành không hạn chế về loại thủ tục ĐKDN được thực hiện qua mạng thông tin điện tử. Phòng ĐKKD tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân tìm hiểu thông tin, thực hiện ĐKDN qua mạng điện tử. Theo đó có thể hiểu là toàn bộ các thủ tục ĐKDN đều có thể được thực hiện qua mạng điện tử, bao gồm: Đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung ĐKDN, thông báo thay đổi nội dung ĐKDN, tạm ngừng kinh doanh, tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo, chấm dứt hoạt động, thông báo quyết định giải thể, giải thể doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

4. Chủ thể thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử

Mọi tổ chức, cá nhân đều có thể trở thành chủ thể thực hiện ĐKDN qua mạng điện tử. Trong phạm vi nội dung này, Luật Phamlaw chúng tôi muốn đề cập tới vấn đề “chủ thể” ở hai khía cạnh : Một là tổ chức, cá nhân có quyền ĐKDN qua mạng điện tử. Hai là người ký/xác nhận hồ sơ ĐKDN qua mạng điện tử.

Thứ nhất, chủ thể có quyền thực hiện ĐKDN qua mạng điện tử, bao gồm: tổ chức, cá nhân có quyền thành lập doanh nghiệp và doanh nghiệp (đã thành lập) có quyền thực hiện đăng ký thay đổi nội dung ĐKDN qua mạng điện tử trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp năm 2020, đó là: a) Cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình; b) Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức; c) Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp…

Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định cụ thể về các trường hợp tổ chức, cá nhân không được quyền góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp vào công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh…

Doanh nghiệp đã thành lập có quyền đăng ký thay đổi nội dung ĐKDN qua mạng thông tin điện tử, thông báo mẫu con dấu, đăng ký tạm ngừng hoạt động hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn, giải thể doanh nghiệp, chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Đó là tất cả các doanh nghiệp đã được thành lập theo quy định pháp luật, đang hoạt động và không thuộc trường hợp không thực hiện đăng ký thay đổi nội dung ĐKDN được quy định tại Điều 65 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về Đăng ký doanh nghiệp.

Theo đó, quy định về tổ chức, cá nhân có quyền thực hiện ĐKDN qua mạng điện tử không có sự khác biệt so với quy định về tổ chức, cá nhân có quyền thành lập doanh nghiệp bằng phương thức trực tiếp.

Thứ hai, người ký/xác nhận hồ sơ ĐKDN qua mạng điện tử. Doanh nghiệp thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp của mình. Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã hướng dẫn Sở KH&ĐT các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về thẩm quyền ký xác thực hồ sơ ĐKDN qua mạng điện tử. Theo đó, khi thực hiện ĐKDN qua mạng điện tử, người ký xác thực hồ sơ điện tử là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, các đối tượng thực hiện ĐKDN qua mạng điện tử cần lưu ý: nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng thì cá nhân ký số lên hồ sơ phải có chữ ký số công cộng; nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh thì cá nhân ký/xác nhận lên hồ sơ đều phải có tài khoản đăng ký kinh doanh. Theo đó, người ký/xác nhận hồ sơ ĐKDN qua mạng điện tử cần đảm bảo có chữ ký số công cộng hoặc tài khoản ĐKKD nhằm đảm bảo hoàn thành thủ tục ĐKDN qua mạng điện tử.

Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng Chữ ký số công cộng hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử. Theo đó, các phương thức nộp hồ sơ ĐKDN qua mạng điện tử bao gồm: nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng và nộp hồ sơ sử dụng tài khoản ĐKKD.

5. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bằng Chữ ký số

Hồ sơ ĐKDN qua mạng thông tin điện tử là hồ sơ được nộp qua Cổng thông tin quốc gia về ĐKDN, bao gồm các giấy tờ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy nhưng phải được chuyển sang dạng văn bản điện tử.

Căn cứ Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy định hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử, bao gồm:

– Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bao gồm các dữ liệu theo quy định của Nghị định này và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy.

– Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy. Văn bản điện tử có thể định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”.

– Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được chấp thuận khi có đầy đủ các yêu cầu sau:

+ Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy. Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hoặc cá nhân khác ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo các định dạng quy định tại khoản 2 Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP;

+ Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ bằng bản giấy; có bao gồm thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ;

+ Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có các giấy tờ, tài liệu quy định tại Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

+ Thời hạn để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là 60 ngày kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau thời hạn nêu trên, nếu không nhận được hồ sơ sửa đổi, bổ sung của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ hủy hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, chiếu theo quy định trên có thể thấy hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ bằng bản giấy. Để đảm bảo được chấp thuận hồ sơ cần đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt theo quy định trên.

6. Trình tự, thủ tục thực hiện

Căn cứ Điều 44 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy định về các bước thực hiện Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng chữ ký số được thực hiện như sau:

Bước 1: Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Bước 3: Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Lưu ý: Đối với việc đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử thực hiện theo quy trình quy định tại Điều này.

Như vậy, để đảm bảo việc đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số thông qua mạng thông tin điện tử, cá nhân, tổ chức cần tuân thủ các quy định hiện hành của Luật doanh nghiệp, Nghị định 01/2021/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan. Đồng thời, tiến hành nộp các phí, lệ phí cần thiết để thực hiện thủ tục.

Trên đây là bài viết về Quy định về đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử? Nếu bạn còn vướng mắc hoặc muốn được hỗ trợ tư vấn, vui lòng kết nối đến tổng đài tư vấn của chúng tôi. Hỗ trợ dịch vụ qua các đầu số hotline 097 393 8866 hoặc 091 611 0508.