Xử phạt về lưu giữ và lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp

Xử phạt về lưu giữ và lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp

Lưu giữ và lưu trữ tài liệu là hai hoạt động nghiệp vụ hoàn toàn khác nhau. Tùy từng loại tài liệu mà được lựa chọn để lưu giữ và lưu trữ khác nhau. Hoạt động lưu giữ và lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp được phát sinh sau khi doanh nghiệp thành lập. Vì hiện nay còn nhiều doanh nghiệp không biết cách lưu giữ hay lưu trữ tài liệu nên Luật Phamlaw xin giới thiệu tới quý bạn đọc những cái nhìn khái quát về hoạt động lưu giữ và lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp:

I. Lưu giữ tài liệu trong doanh nghiệp 

Có thể hiểu đơn giản, lưu giữ tài liệu là hoạt động của doanh nghiệp nhằm giữ lại tài liệu lâu dài để có thể lấy ra sử dụng khi cần.

1. Các loại tài liệu phải lưu giữ

Căn cứ theo Điều 11 Luật doanh nghiệp 2020, Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định như sau:

Thứ nhất, Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

– Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

– Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

– Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

– Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

– Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

– Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

– Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Có thể thấy đây đều là những tài liệu quan trọng và liên quan mật thiết tới hoạt động của doanh nghiệp. Những tài liệu này chỉ được xác lập một lần duy nhất trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp nên cần giữ lại một cách cẩn thận và khoa học để khi cần đến có thể đem ra để sử dụng mà không bị hỏng hay bị hao mòn tự nhiên.

Thứ hai, Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều 11 Luật doanh nghiệp 2020 tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.

2. Thời hạn lưu giữ tài liệu

Đối với từng loại tài liệu khác nhau thì thời hạn lưu trữ tài liệu lại khác nhau vì thời hạn này phụ thuộc vào giá trị sử dụng và hiệu lực của giấy tờ, tài liệu. Cụ thể:

Tài liệu được lưu giữ tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ doanh nghiệp.

3. Ý nghĩa của việc lưu giữ tài liệu

Việc lưu giữ tài liệu trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng điều này được thể hiện qua những ý nghĩa sau:

Thứ nhất, đảm bảo được các yêu cầu của pháp luật về lưu trữ tài liệu.

Thứ hai, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp khi kiểm tra, nắm bắt nội dung, khối lượng văn bản của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp biết cách sắp xếp và kiểm soát tài liệu để có thể dễ dàng nhận biết tài liệu nào bị mất, bị thất lạc đồng thời giữ gìn được những bí mật của công ty.

Thứ ba, thông qua việc lưu trữ doanh nghiệp có thể nhận biết tính quan trọng của tài liệu để phân loại và từ đó tạo thuận lợi cho quá trình tìm tài liệu.

Thứ tư, việc lưu trữ cũng góp phần giúp các công ty nhanh chóng hoàn thành tất cả những hồ sơ có liên quan tới pháp luật.

4. Xử phạt về lưu giữ tài liệu trong doanh nghiệp

Tài liệu của doanh nghiệp được lưu giữ tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

Trường hợp doanh nghiệp không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong điều lệ công ty thì sẽ bị phạt từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo quy định tại Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP

Lưu ý : Trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác. Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động thì người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng và lập “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được” đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định đó.

II. Lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp 

Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Hoạt động lưu trữ bao gồm lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

1. Các loại tài liệu phải lưu trữ và thời hạn lưu trữ tài liệu

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Hiện nay thời hạn lưu trữ tài liệu sẽ phụ thuộc vào loại tài liệu, theo đó có hai loại thời hạn bảo quản tài liệu là: bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn.

Bảo quản vĩnh viễn áp dụng đối với tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Bảo quản có thời hạn áp dụng đối với các tài liệu không thuộc các tài liệu được bảo quản vĩnh viễn và có thời hạn bảo quản dưới 70 năm. Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

2. Ý nghĩa của việc lưu trữ tài liệu

Lưu trữ tài liệu cũng đóng vai trò quan trọng không kém hoạt động lưu giữ tài liệu, cụ thể:

Thứ nhất, giúp doanh nghiệp nhận diện được các lĩnh vực, tầm quan trọng của tài liệu để sắp xếp, hệ thống hóa nội dung của từng đầu mục.

Thứ hai, tạo điều kiện để doanh nghiệp tra cứu, khai thác tài liệu được nhanh chóng, dễ dàng.

Thứ ba, giúp doanh nghiệp hoàn tất nhanh chóng các thủ tục liên quan khi cần đến các tài liệu được lưu trữ.

III. Căn cứ pháp lý – Xử phạt về lưu giữ và lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp

– Luật Doanh nghiệp năm 2020

– Nghị định 122/2021/NĐ-CP

Trên đây là nội dung tư vấn: “Xử phạt về lưu giữ và lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp”. Quý khách hàng còn vướng mắc có thể kết nối tổng đài tư vấn pháp lý của Phamlaw để được hỗ trợ.

Xem thê: >>> Tên, biển hiệu doanh nghiệp và xử phạt hành chính khi vi phạm

————————–

Phòng tư vấn Luật doanh nghiệp – Tổng đài tư vấn 1900 6284